¿Cuáles son las mejores herramientas para un project manager?

¿Cuáles son las mejores herramientas para un Project Manager?

La gestión de proyectos o Project Management es una de las profesiones más comunes hoy en día, ya que es aplicable a multitud de sectores y áreas de trabajo. Como sabrás, la labor de esta persona es dirigir y gestionar un proyecto, asegurando que se ejecute con éxito, cumpliendo los tiempos establecidos. En algunos casos, se genera confusión con la profesión de Product Manager, pero este último lo que establece es un plan para el desarrollo de un producto, paralo cual no hay que tener en cuenta tantos matices como en la gestión de un proyecto completo. 

En la era digital actual, el papel de Project Manager se ha vuelto cada vez más importante y demandado. Algunas de sus responsabilidades principales son las de coordinar el trabajo del equipo asegurándose que se cumplen los objetivos marcados y teniendo en cuenta los factores externos que puedan afectar al proyecto. Si bajamos esta idea al detalle, entre sus funciones del día a día, se encuentran: definir el propósito del proyecto, estimar los recursos y el tiempo necesario, desarrollar e implementar un plan, dirigir y motivar al equipo, gestionar los riesgos, monitorizar el progreso y comunicarse con los interesados y proveedores. 

Sin embargo, aunque parezcan muchas las funciones que debe ejecutar un Project Manager, existen diferentes herramientas que facilitan sus tareas diarias. La mayoría son softwares de gestión de proyectos que permiten la planificación, el desarrollo, la producción y una mejor comunicación con los clientes. Además, ayudan a estos gestores de proyectos y otras partes interesadas a controlar diversas variables: costes, presupuestos, alcance, gestión del tiempo ola documentación. Se trata de herramientas versátiles y multifuncionales que gestionan todos los flujos de trabajo, facilitando en gran medida la jornada de trabajo de un gestor de proyectos. 

Herramientas que facilitan el trabajo de un Project Manager 

Es importante tener en cuenta que la elección de la mejor herramienta depende de las necesidades y objetivos específicos de la empresa. Por lo tanto, es esencial evaluar las herramientas de gestión de proyectos en función del diseño de la interfaz de usuario, la usabilidad, las características y la funcionalidad.

Hay muchas herramientas de gestión de proyectos disponibles en el mercado como Asana, Trello, Wrike, ClickUp, Smartsheet,  entre  otras. Cada   herramienta  tiene  diferentes características como la vista de Kanban, el gráfico de Gantt, la colaboración, las integraciones y diferentes opciones de precios. En este artículo, destacaremos las tres primeras para entrar un poco más en detalle:

 1. Wrike.

Esta es una herramienta de gestión y colaboración de proyectos alojada en la nube a la que pueden acceder todas las empresas que estén dispuestas a pagar una tarifa mensual por grupos de cinco o más usuarios; para grupos más pequeños, Wrike es completamente gratis. Otra ventaja de Wrike es que se pueden integrar otras aplicaciones como Google Apps, Microsoft Excel y Dropbox. También le permite ver datos y obtener informes en tiempo real sobre todos los proyectos del equipo.

 2. Asana

Es otra herramienta que permite gestionar el flujo de trabajo (tareas y proyectos) ofreciendo información desde el inicio hasta la finalización de cada tarea a los miembros del equipo para una mejor comunicación, organización y planificación. Asana ofrece una versión gratuita y es capaz de sincronizarse con Google Calendar, enviar recordatorios para tareas recurrentes, crear vistas personalizables, además de tener la capacidad de invitar a colaboradores y cargar archivos ilimitados.  

3. Trello

Trello es la otra aplicación que puede utilizar un Project Manager en su trabajo diario. Tiene funcionalidades como agregar comentarios,  archivos   adjuntos, fechas de  vencimiento y agrupar tareas en diferentes columnas según su estado. Otro de sus puntos positivos es que tiene una interfaz bastante sencilla para todo tipo de usuarios. 

 

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