Cómo ser un buen jefe desde casa

Ya estás notando que trabajar desde casa es muy distinto a hacerlo desde la comodidad de tu oficina. Existen otros elementos y factores nuevos con los que tienes que lidiar a diario más allá del máster acelerado que has tenido que cursar sobre el uso de multitud de nuevas herramientas de trabajo en remoto.

Gestionar equipos no es tarea fácil y en esta situación que estamos viviendo, menos todavía. Ahora la gestión de equipos requiere más tiempo, energía, disciplina, herramientas, claridad y empatía que antes. Más que nunca toca actuar en función del perfil de las personas que forman tu equipo. El café para todos nunca ha sido la mejor opción, pero ahora, muchísimo menos.

Deja que las personas con mayor experiencia y motivación vayan avanzando; van a requerir menor supervisión y comunicación. Para aquellos menos experimentados o para aquellos que necesiten un mayor acompañamiento, establece un tipo de comunicación recurrente que te permita conocer la evolución de su trabajo, así como sus impresiones y nivel de desempeño.

Cualquier actuación que vayas a llevar a cabo con tu equipo a partir de este momento deberá estar reflejada en un manual de «Normas y procedimientos de trabajo confinado». ¿Cómo desarrollar estas normas? En la principal reunión por videoconferencia que deberías haber mantenido con tu equipo desde que trabajamos desde casa.

Tanto si la has hecho como si todavía no se ha desarrollado, aquí van unas recomendaciones para que tu función como responsable de un equipo y su nivel productivo sea excepcional. Es una reunión con un único objetivo y orden del día: poner de manifiesto la importancia de la organización del trabajo, las comunicaciones, los indicadores y establecer las reglas del juego.

De la reunión saldrán unas reglas que serán conocidas, respetadas y acatadas por todos los integrantes del equipo independientemente del nivel de responsabilidad de cada uno. De hecho, los máximos responsables deberán ser los primeros en cumplirlas para dar ejemplo y así reforzar su liderazgo. Idealmente, se contará con la opinión e impresión de todos los participantes, aunque la decisión final te corresponda adoptarla a ti.

Entre los acuerdos que hay que adoptar o las cuestiones que hay que decidir estarán:

1. Qué tipo de herramientas vamos a utilizar y cómo vamos a hacerlo:
   • Herramientas de trabajo colaborativo, gestión de proyectos y repositorio en la nube o servidor de la empresa.
   • Herramientas de comunicación (red social corporativa, correo electrónico, teléfono, ). Asegúrate de disponer o proporcionar manuales, tutoriales y ayuda para que la adaptación a las nuevas herramientas sea satisfactoria.
2. Qué clase de reuniones que se van a celebrar y sus características: reuniones de análisis de situación, de toma de decisiones, de generación de ideas, informativas. Para cada una de ellas deberemos definir:
   • Con cuánta antelación se convocan y el procedimiento; los horarios, el nivel de recurrencia y el formato (duración, participantes, modelo de orden del día y materiales que se van a utilizar).
   • Quién ejerce o cómo se asigna la función de moderador en las reuniones.
   • Cómo se van a adoptar las decisiones: poder, voz, voto, voto de calidad, etc.
   • Qué y cómo hacer cuando se agote el tiempo.
   • Qué hacer con los elementos distorsionantes durante la videoconferencia: móvil, tableta, ordenador portátil, interrupciones, etc.
3. Indicadores de evaluación del cumplimiento de los objetivos. Puede darse la circunstancia de que haya que reformular algunos indicadores o crear otros nuevos para poder hacer un seguimiento de las tareas o proyectos y evaluarlos.

Teniendo claras las herramientas de trabajo, cómo y cuándo se van a articular las reuniones (de todo tipo) y cómo se va medir el desempeño del equipo, ya están definidos los tres ejes sobre los que se sustenta la productividad de tu equipo.

Actuación de urgencia

En función de las actuales circunstancias, del tipo de actividad y de la situación que está viviendo la empresa u organización, puede darse la circunstancia de que haya que actuar de manera rápida y sin la participación del equipo. En estos casos, decide y transmite las directrices explicando las causas que han motivado este tipo de comportamiento (si habitualmente se hacen de manera consensuada).

Reserva un tiempo en tu agenda para tratar este tema más tarde con el equipo y conocer sus impresiones, inquietudes y su valoración de la carga de trabajo.

Importante

Justo en estos momentos en los que la comunicación debe ser más clara y sencilla, esfuérzate por proporcionar instrucciones precisas y por prever y planificar de manera concienzuda el trabajo del equipo. Además, deberás mostrarte más cercano a tus compañeros, empatizar y preocuparte por hacer verdadera escucha activa cuando tengas la oportunidad.

No sabes lo que están viviendo los miembros de tu equipo. El rendimiento profesional ahora está más ligado si cabe a la parte emocional de las personas. Dales la oportunidad de sacar lo mejor que llevan dentro, delega, confía, acompaña y que vean en ti no un báculo sino un auténtico trampolín y un líder excepcional.

Todo esto supone un esfuerzo adicional, pero es necesario que lo hagas si quieres que el trabajo se lleve a cabo correctamente y ser respetado y querido como responsable de un equipo de alto desempeño.

La regla de oro dice: «Trata a las personas como te gustaría que te tratasen a ti; ve un poco más allá y trátalas como a ellas les gustaría que las tratasen».

Esto es verdadera empatía y en estos tiempos, créeme, es muy necesaria.