¿Qué tipos de presupuestos existen en ventas?

Todo negocio necesita cierta organización para controlar su actividad y tener una amplia visión de cómo evoluciona el mercado. Cada área tiene su sistema, pero hoy venimos a hablar de la parte de ventas. Los equipos en este departamento cuentan normalmente con un presupuesto para tomar decisiones y planear mejor las estrategias de su ciclo comercial.

Los objetivos suelen definir el rumbo que debe tomar la empresa para conseguir las metas propuestas, todo ello en un contexto que cada vez es más competitivo. Por eso, tenemos que ser muy precisos con los datos que manejamos y definir bien el destino, el canal y para qué sirve nuestro presupuesto de venta.

¿Qué es y para qué sirve un presupuesto de ventas?

El presupuesto de ventas se define como un plan financiero que estima la rentabilidad de una compañía para un periodo determinado. Es por tanto una herramienta indispensable para todo profesional que se quiera dedicar a las ventas.

El principal objetivo es mostrar los caminos que hay para recorrer y elegir el óptimo para la compañía. Debemos tenerlo muy presente en nuestra rutina para ser coherentes con el gasto que podemos manejar para nuestra estrategia. Es una forma de buscar opciones más rentables y conseguir los mismos objetivos.

Si revisamos periódicamente el presupuesto, podemos verificar las acciones y evaluar las metas que hemos establecido. Todo negocio deberá comenzar por su presupuesto de ventas si quiere tener un control de los ingresos y los gastos.

Objetivos a la hora de desarrollar un presupuesto de ventas

Como ya hemos mencionado, necesitamos fijarnos objetivos para cumplir con las tareas que tiene el departamento de ventas y hacer un presupuesto nos ayuda a ello:

• Establecer metas para controlar cómo van los equipos
• Descubrir los ingresos que necesitamos para ejecutar las ventas y analizar los recursos que necesitamos para lograrlos
• Generar una guía para el equipo que ayude a asignar y controlar los esfuerzos
• Evaluar el desempeño de los trabajadores y conocer los puntos más débiles para mejorarlos
• Tener el control de los gastos
• Tomar decisiones financieras

¿Qué debe incluir un presupuesto de ventas?

Hay muchas formas de desarrollar un presupuesto de ventas válido, pero todas tienen conceptos comunes que debemos desarrollar en el momento de la ejecución:

• Periodicidad
• Estudio de mercado (situación actual y crecimiento)
• Pronóstico de ventas
• Administración del presupuesto
• Ejecución del plan estratégico
• Vigilancia de la evolución del presupuesto

Ejemplos de presupuestos de ventas

Los presupuestos de ventas tienen el mismo objetivo, pero existen varias formas de llevarlo a cabo en función de lo que queramos analizar:

• Cumplimiento del presupuesto: Puede estar enfocado en valor de venta o en unidades vendidas, así como cualquier otra medición que tenga nuestro negocio. Va desde el análisis y el pronóstico hasta el establecimiento de ingresos.
• Total de ventas netas: En este caso analizamos los ingresos netos que hemos tenido desglosando el resto de los recursos que hemos utilizado.
• Ventas totales proyectadas: Permite determinar las unidades que necesitaremos en un futuro gracias al análisis de etapas previas.
• Ventas por año: Se desglosan de forma clara y sencilla los gastos e ingresos del año seleccionado.
• Ventas por producto: Aquí tendremos en cuenta las pérdidas y el retorno de los productos o servicios que ofrecemos.
• Presupuesto operativo: Nos ayuda a crear estrategias rentables para planificar los meses con menos ingresos.

¿Cómo hacer un presupuesto de ventas?

Una vez que tenemos el concepto de qué es y para qué sirve un presupuesto de ventas, es hora de ponernos manos a la obra para llevarlo a cabo. Recuerda que en nuestro Programa Superior en Dirección de Ventas aprenderás todos estos detalles de forma más profunda y con ejemplos de empresas reales.

1. Recopila datos históricos

El primer paso es teórico, porque antes de pasar a la práctica tenemos que conocer el mercado en el que nos movemos para poder detallar un presupuesto que sea coherente con los objetivos del departamento y de la empresa. Para ello tenemos que examinar los registros de ventas, los informes financieros y más documentos que consideremos necesarios con el fin de tener una visión global del negocio y su mercado.

Tras analizar todos estos documentos, veremos la efectividad de las estrategias de ventas que se usaron en el pasado e identificaremos nuevas oportunidades y desafíos para llevar a cabo en el futuro. Además, en este paso comprenderemos mejor la demanda de nuestro actual cliente, así que podremos detallar la estrategia para potenciar su fidelidad en nuestro producto o servicio.

2. Analiza el mercado

Una vez tengamos claro el punto en el que estamos, deberemos conocer la situación del mercado en el que vamos a operar. Determinar los factores más relevantes del sector nos ayudará a ser más precisos en la gestión del presupuesto de ventas tanto en corto como en medio plazo.

El movimiento del mercado nos da información de cómo se está viendo afectado por causas externas y cuál es la respuesta que plantea; también de cómo evolucionan las necesidades de los consumidores de dicho sector y las actitudes que tienen frente a la oferta de las empresas. Este estudio incluye la competencia directa e indirecta para detectar posibles oportunidades y conseguir una visión customer centric que nos ayude a elaborar un plan de ventas exitoso.

3. Metas y objetivos

A la hora de definir los objetivos y las metas que queramos conseguir, debemos saber que estas deben ser cifras numéricas. En un presupuesto todo son números y el objetivo final siempre será una cuantía numérica que refleje los ingresos de ese periodo. 

De hecho, una de las razones por las que se crean los presupuestos de ventas es enfocar los esfuerzos y recursos para lograr resultados más concretos, sin contar con la posibilidad de medir todas las acciones y ver la rentabilidad que ha tenido en nuestro negocio.

4. Establece un periodo de tiempo

Otra parte fundamental del presupuesto de ventas es que tiene fecha de inicio y fecha de cierre. Por tanto, deberemos señalarlas en el calendario y trasladarlas a los equipos para que conozcan los siguientes pasos y empiecen a organizar sus funciones. Estos periodos pueden ser mensuales, trimestrales, semestrales o anuales, entre otras opciones.

5. Fija los precios de tus productos

Como ya hemos analizado el mercado y marcado los objetivos, solo nos queda conocer el precio al que vamos a lanzar nuestra oferta. Especialmente cuando este producto o servicio es nuevo, tenemos que marcar el precio y estar atentos a cualquier cambio que surja tanto dentro de la empresa como externamente en el mercado.

6. Segmenta el mercado

El siguiente paso tiene que ver con el cliente al que nos dirigimos. El marketing nos ayuda a conocer más a fondo a nuestros consumidores y esto se convierte en una ventaja a la hora de trasladarles nuestro producto o servicio, especialmente cuando trabajamos con varias marcas, ya que cada una tendrá un público diferente.

Al segmentar el mercado, seremos capaces de comprender las necesidades y preferencias de nuestros clientes. De esta manera, nuestros esfuerzos estarán mucho más enfocados a ellos y serán más eficientes, ya que nos dirigiremos al segmento que esté más alineado con nuestra marca. Esto se verá reflejado en el presupuesto de ventas como una oportunidad para asignar recursos de forma estratégica.

7. Seguimiento de clientes y comerciales

Si algo ha quedado claro, es que el presupuesto de ventas nos ayuda a definir mejor la estrategia y a ser conscientes de los puntos débiles que debemos mejorar. Una vez tenemos todos los datos sobre la mesa, es el turno de hablar con las dos partes de la ecuación: los clientes y los empleados; ambos son indispensables para que el negocio funcione.

La rentabilidad, la liquidez y la eficiencia operativa son algunos de los indicadores que se pueden analizar y que nos ayudan a dar ese seguimiento en estos dos caminos, aunque no son los únicos. Esta acción nos ayudará a planificar el próximo presupuesto de ventas y a seguir aumentando la eficiencia del negocio.

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