Trabajo desde casa: la oportunidad de oro para ser más productivos

Miremos el lado positivo de lo que está sucediendo: tenemos una magnífica oportunidad para pensar sobre productividad ante este nuevo reto de trabajar desde casa. En nuestras manos está el mejorar de manera drástica nuestra productividad.

Puede que hasta sentemos un precedente y el trabajo deslocalizado se vea a partir de ahora como una buena alternativa a raíz de esta crisis, que no será la última. El punto de partida es identificar y saber diferenciar lo importante de lo urgente, la eficacia de la eficiencia:

• Importante es aquello que nos aproxima a nuestros objetivos y urgente es aquello que requiere acción inmediata.
• Eficiencia es hacer las cosas o más baratas o en menos tiempo y eficacia es hacer aquello que nos aproxima a nuestros objetivos.

«No hay nada más inútil que hacer de manera muy eficiente algo que no había que hacer» (Peter Druker).

Doy por hecho que disponemos de:

1. Un espacio adecuado donde poder trabajar.
2. Un equipo portátil, de escritorio o tablet que nos permite desarrollar nuestro trabajo.
3. Una conexión a Internet y acceso a la infraestructura digital de la empresa o en su defecto suscripciones a servicios de trabajo colaborativo en la nube.

Teletrabajo y productividad, ¿cómo hacerlo?

Para ser productivos, más incluso que cuando estábamos en las instalaciones de la empresa, sería bueno seguir cinco sencillas pautas:

1. Nos levantaremos y prepararemos exactamente igual que si nos fuéramos al trabajo.

Esto significa continuar con los mismos rituales matutinos: higiene, desayuno, ejercicio, lectura... todo lo que acostumbramos a hacer. En lo relativo a la ropa, conviene ponerse algo cómodo, ya que vamos a estar en casa. Si está previsto que mantengamos reuniones por videoconferencia, la parte visible debe ser acorde a lo habitual.

Quizá sería bueno en este momento que contemplásemos la posibilidad de empezar los días antes. Madrugar un poco más y empezar cuando todos duermen significa que no hay interrupciones, no suena el teléfono y todo está en silencio, una situación que potencia nuestra concentración.

Haremos que nuestras jornadas de trabajo desde el domicilio coincidan o sean lo más similares posibles a las jornadas laborales (a no ser que hayamos madrugado bastante más).

Siguiendo estas recomendaciones, pronto empezaremos a darnos cuenta de que somos más productivos, que hacemos todo mejor y más concentrados y que no será necesario trabajar tantas horas para cumplir con nuestras obligaciones o aportaciones diarias.

2. No empezaremos el día sin haber planificado con anterioridad nuestra jornada de trabajo.

Definiremos (o deberían habernos definido) cuales serán las tres tareas más importantes del día y no nos pondremos con otras cosas (email, teléfono, reuniones virtuales, etc.) hasta que estén terminadas. No debería llevarnos más de una hora concluir esas tareas; de lo contrario, debemos partirlas en subtareas más «digeribles».

Una vez terminada cada una de estas tareas es NECESARIO descansar, levantarnos y estirar las piernas. Bastan cinco minutos, en los que podemos aprovechar para mover el cuerpo un poco más de lo habitual. Nuestra salud física nos lo agradecerá.

Iniciar el día sin tener una planificación clara, sin haber identificado lo que es importante y urgente, hará aparecer el monstruo de la procrastinación: el arte de la postergación deliberada de las tareas importantes. Es la máxima expresión del «hoy no, mañana».

3. No permitiremos interrupciones de la familia o de los compañeros mientras estemos concentrados en el trabajo importante.

Deberíamos establecer un período de tiempo en el que atenderemos el resto de los asuntos de la jornada, que se iniciará una vez concluidas las tres tareas más importantes del día.

En función de las personas, tardamos en concentrarnos de 5 a 20 minutos, unos 10 de media, así que las interrupciones y distracciones hacen que nos cueste una media de 23 minutos y 15 segundos volver a concentrarnos (datos extraídos del estudio de Gloria Mark de la Universidad de California, Irvine).

No permitir interrupciones significa avisar a nuestros familiares, poner nuestro móvil en modo avión, no revisar el email y deshabilitar todas las notificaciones.

Para estar desconectados y llevar a cabo un trabajo de calidad, podemos:

• Madrugar, como hemos comentado antes. Cuando todo el mundo duerme, no «incordia». Podemos acostarnos (para dormir nuestras ocho horas) a las 22:00 y a las 06:00 estar en pie para iniciar nuestra superjornada de trabajo a las 06:30. Pruébalo y me cuentas.
• Establecer unas reglas de «no agresión» en casa y con las personas del trabajo (tanto managers como compañeros). Las interrupciones y las reuniones mal gestionadas son los mayores ladrones de tiempo.

4. Mantendremos una comunicación fluida, en los horarios establecidos, con el resto del equipo.

Para ello será necesario definir las reglas de actuación (lo que está permitido y lo que no) y cómo va a ser la comunicación: videoconferencias, red social corporativa, email, grupo de WhatsApp, teléfono, etc.

Distinguiremos entre comunicaciones puntuales y reuniones:

• Desde mi punto de vista la mejor opción para las comunicaciones puntuales es disponer de una red social corporativa (Slack, Yammer, Glip, etc.) con uso restringido al ámbito de lo laboral y solo para peticiones no contempladas en las reuniones. Sería bueno bloquear un período de tiempo en el que no se «postea» por respeto al trabajo de los compañeros, a no ser que existan cuellos de botella.
• Para la toma de decisiones, para la comunicación programada y para que todo siga funcionando como si estuviésemos en nuestros puestos de trabajo, recomiendo las reuniones por videoconferencia. La opción será mantener reuniones virtuales, siempre y cuando los objetivos estén bien definidos y todos terminen la reunión sabiendo qué hacer, cuándo se ha de hacer, cómo se ha de hacer, el objetivo que se persigue con esa acción, tarea o proyecto y cómo se va a medir el avance. Tendrán que estar perfectamente definidos los indicadores y la modalidad de seguimiento.

Tenemos que concluir las videoconferencias con respuesta a estas preguntas:

• ¿Qué decisiones hemos tomado?
• ¿Qué compromiso hemos adquirido cada uno de nosotros?

Alguien tendrá que levantar acta y hacerla llegar a todos los participantes.

Desaconsejo la comunicación vía correo electrónico. No deberíamos estar todo el día mirando nuestro email cuando disponemos de otras vías más efectivas de comunicación. De hecho, recomiendo que se acceda el menor número de veces posible a consultar el correo.

Evitaremos que un correo leído quede abierto en nuestra bandeja de entrada por un motivo obvio: tendremos que volver a leerlo la próxima vez que accedamos a nuestra cuenta de correo. Es absurdo y una pérdida de tiempo. Una vez que hemos pinchado sobre él:

1. Lo respondemos o lo despachamos si tardamos menos de dos minutos en hacerlo. Lo borramos.
2. Creamos una nueva tarea o proyecto y lo llevamos a nuestro sistema de recopilado o lista de tareas. Lo borramos.
3. Lo archivamos si es importante guardarlo o como material de consulta en un futuro. Desaparece de la bandeja de entrada.

La regla de oro es que si se abre un correo electrónico, se despacha; no lo dejemos nunca abierto en nuestra bandeja de entrada. ¿Cuántas veces queremos volver a leerlo hasta que nos pongamos con él?

5. Trabajaremos por bloques.

Una vez concluidas las tres tareas más importantes del día, seguiremos con nuestros compromisos laborales por bloques. Definiremos bloques de tiempo para atender el resto de las acciones que vamos a desarrollar, entre ellas el correo electrónico, las llamadas perdidas y aquellas que tengamos que hacer, junto con el resto de las tareas de nuestra lista.

Al trabajar por bloques, estamos aprovechando la inercia de la concentración en tareas con la misma mecánica (o muy similar) y siendo mucho más productivos.

Bonus track: recomendaciones finales

Alejémonos de la nevera, la tele y el WhatsApp del demonio durante nuestras horas de trabajo efectivo. Ya tendremos la oportunidad de actualizarnos, que parece que esto va para largo.

May the productivity be with you.

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