Checklist para la logística de tu empresa | ¿Estamos preparados para la época del año que se avecina?

Comenzamos el último cuatrimestre del año, y llegan momentos importantes para los que nos dedicamos a la logística. Entre ellos tenemos nuestra campaña de Navidad y eventos importados de Estados Unidos como el Black Friday  y el Ciber Monday, que andan por nuestro país desde el año 2012 y se han convertido en fechas esenciales para todas las empresas de distribución.

Los retailers en muchas ocasiones esperan estas fechas tan señaladas como la salvación de las ventas del ejercicio, aunque el crecimiento tan alto que están teniendo hace que las empresas entren en una lucha sin cuartel, y esto está generando una disminución de márgenes.

Si ya de por sí es importante en una empresa de distribución, en momentos como los que se nos vienen encima la logística se convierte todavía más en una parte fundamental del éxito de las empresas por lo que se juegan. Por un lado, los retailers en estas fechas manejan un porcentaje significativo de su cifra de ventas anual tanto en el ámbito online como offline y, por otro lado, las empresas se juegan parte de su credibilidad, sobre todo desde la perspectiva del servicio al cliente.

Como consecuencia de estos motivos, es necesario que en estos momentos las empresas chequeen si su cadena logística se encuentra preparada para lo que se avecina, antes de que ya no tengan capacidad de planificar nada y solo puedan poner parches por encontrarse dentro de la vorágine que representa el último mes del año.

Checklist para la logística de tu empresa, ¿está preparada?

Aquí os planteo una pequeña lista para comprobar si vuestra logística está preparada:

1. ¿Se han comunicado a todos los actores de la cadena de suministro los productos que entran en promoción?

Lograr el éxito en las campañas promocionales y especiales que se aproximan requiere un nivel de comunicación sumamente eficiente en toda la cadena de suministro. Los retrasos en el traspaso de información y los cambios de artículos o cualquier otra variable que tenga incidencia en el éxito cuya información no fluya con rapidez por la cadena generarán retrasos y roturas de stock que los clientes no entenderán.

2. ¿Se ha hecho una previsión de ventas de todos los artículos de la promoción?

Una vez que tenemos claro qué artículos entrarán en la promoción, es necesario planificar qué cantidades estimamos que se van a vender; esta previsión debe hacerse de una forma colaborativa tanto a nivel interno de la empresa como con todos los implicados en la cadena de suministro.

3. ¿Se han procesado los pedidos con la planificación suficiente para que no haya problemas de entrega por parte de nuestros proveedores?

La siguiente etapa es todo el proceso de la gestión de pedidos. Este proceso se debe realizar en los momentos adecuados teniendo en cuenta los plazos de entrega de cada uno de los proveedores que intervienen en la promoción, sobre todo para evitar retrasos en las entregas de los diferentes artículos que pensamos vender.

4. ¿Se ha establecido un stock de seguridad para cubrir potenciales desviaciones de la previsión de ventas?

Pese a que trabajemos de una manera adecuada durante todo el proceso de aprovisionamiento, no podemos olvidar nunca que la logística no es una ciencia exacta, con lo cual debemos plantearnos si conviene mantener cantidades adicionales en stock para cubrir las posibles desviaciones de ventas o los retrasos en las entregas de proveedores.

5. ¿Hemos calculado las necesidades temporales de espacio de almacenaje a consecuencia del incremento previsto de stock?

No solo se trata de tener la mercancía necesaria, sino también de disponer del espacio que permita a posteriori trabajar de manera adecuada en el almacén y desarrollar con rapidez los procesos operativos, en especial el de picking.

6. ¿Hemos calculado los recursos humanos y materiales necesarios para acometer el incremento de movimientos previstos en nuestro almacén?

Al igual que con el espacio, es necesario planificar las necesidades de recursos humanos y materiales para conocerlas brechas que pueden producirse en nuestro almacén.

7. ¿Se ha coordinado la selección y formación de los recursos humanos?

Disponer de buenos recursos humanos se convertirá en una de las variables básicas del éxito. Por ello, es necesario acometer con tiempo el proceso de selección y formación del personal que contrataremos durante la campaña para conseguir la máxima productividad.

8. ¿Hemos planificado con nuestros proveedores de transporte las necesidades de vehículos y repartidores?

También tenemos que coordinar todo aguas abajo con nuestros proveedores de transporte para que ellos planifiquen los recursos necesarios, pero no solo tenemos que informarles, sino que deberíamos garantizar que se dan los pasos correctos con reuniones de coordinación para la puesta en marcha de la campaña.

9. ¿Se han tomado medidas de contingencia en atención al cliente para solucionar las potenciales incidencias que se puedan producir en el desarrollo de la promoción?

Pese a que planifiquemos todo a la perfección, casi seguro que habrá cosas en las que no hayamos pensado; por ello, es necesario adelantarnos y disponer de un plan de contingencia en lo que se refiere a la atención al cliente para corregir los errores que cometamos.

10. ¿Se han definido los indicadores que hay que analizar una vez finalizada la promoción?

Por supuesto, en último lugar debemos controlar con indicadores el desarrollo de la promoción para, al finalizar esta, analizar los resultados y aprender con vistas a tomar medidas de mejora en próximas promociones.