Principales programas y softwares de contabilidad

Desde la Antigüedad se han utilizado diferentes sistemas de registro para contabilizar las distintas operaciones económicas. La primera herramienta utilizada para llevar a cabo estas tareas fue la tabla de barro, donde se registraban los contratos de trueques, gastos, préstamos y demás operaciones económicas. Sin embargo, la dificultad para usarlas, almacenarlas y conservarlas motivó la aparición del papiro de mano. Esta segunda herramienta hizo que evolucionara la contabilidad de manera acelerada, ya que permitía un registro más ordenado y práctico de los diversos hechos económicos.

Siglos más tarde se creó el códice, una herramienta de especial importancia, ya que se compara con la teneduría de libros, es decir, se comienzan a apuntar los nombres de las personas a las que se les concede un préstamo, así como las cantidades prestadas y las amortizaciones que se hacen. De esta manera, se efectuaba un registro eficaz para el seguimiento de estas operaciones económicas.

Avanzando hasta nuestros días, podemos observar como las herramientas de registro contable se han desarrollado exponencialmente. Las empresas, independientemente de su tamaño y actividad, utilizan programas y software contables para llevar a cabo el control de las diferentes operaciones económicas que realizan en su día a día. Sin embargo, atendiendo a las diferentes necesidades de la empresa, dentro de estas herramientas digitales podemos diferenciar tres claramente diferenciados.

Tipos de software de contabilidad

1. Software contables locales: Permiten gestionar las finanzas de la empresa y mantener en orden sus números. Un ejemplo de este tipo de software son las hojas de cálculo de Excel. 
   a. Ventajas: Simple, económico —solo requiere la licencia de Microsoft Office— y potente.
   b. Desventajas: Exige un elevado conocimiento y dominio de la plataforma para automatizar los diferentes procesos de gestión de la empresa. 
2. Software contables personalizados: Son aquellos que las empresas pueden crear según sus necesidades específicas. Suelen utilizarse cuando la empresa quiere expandirse, pues le permite gestionar diversas circunstancias contables que se pueden dar durante el proceso. 
   a. Ventajas: Centralizan procesos, elevan la seguridad, automatizan tareas y optimizan la contabilidad. 
   b. Desventajas: Se requiere personal con la formación adecuada para el desarrollo de la plataforma y que entienda las necesidades específicas de la empresa. 
3. Sistema de planificación de recursos empresariales (ERP): Está destinado a empresas medianas y grandes, donde el volumen de información es elevado, lo que dificulta su manejo y gestión por el equipo contable. Algunos ejemplos de este tipo de software son: HubSpot, Wave, Bind o QuickBooks.
   a. Ventajas: Permite la gestión de cobros y ventas, facturaciones, inventarios y toda la operativa contable del día a día de la empresa. 
   b. Desventajas: Altos costes asociados a la plataforma. 

Como hemos visto en este breve repaso de los distintos medios de registro contable, la elección del método utilizado a lo largo de los años depende de las necesidades específicas de la época. En la actualidad, las empresas necesitan automatizar sus procesos, de manera que se puedan enfocar en lo verdaderamente importante, la toma de decisiones. Adoptar el software adecuado mejorará significativamente la precisión y eficiencia en la gestión financiera de la empresa, favoreciendo un enfoque estratégico y una toma de decisiones informada. Por este motivo, la inversión en tecnología contable resulta determinante para el éxito a largo plazo de cualquier empresa. 

Os recomendamos que no dejéis de actualizaros en las últimas tendencias y adquiráis los conocimientos adecuados sobre los tipos de software en contabilidad. Os invito a que miréis detenidamente el Ciclo Formativo de Grado Superior en Administración y Finanzas.