Proceso de digitalización de Recursos Humanos (RRHH)

Hace unos años, la personalización y la digitalización en RR. HH. parecían conceptos opuestos y conflictivos. ¿Cómo pueden reconciliarse la automatización y la tecnología con las experiencias personales? Efectivamente, hablamos de transformación digital. La pandemia de covid-19 ha acelerado las iniciativas de transformación digital de una gran cantidad de empresas de todo el mundo, que se han visto obligadas a reevaluar sus prioridades y a crear nuevas estrategias para poder adaptarse. Y nos preguntamos: ¿qué se necesita para lograr una transformación digital exitosa manteniendo, a través del autoservicio digital personalizado, una óptima experiencia de empleado como las que ofrecemos a través de plataformas virtuales chatbots?

Vamos a compartir algunos de los elementos críticos de dicha transformación y digitalización en recursos humanos:

Tecnología

Este es el «motor» que permite la transformación digital. Podemos referirnos a IA, IoT, blockchain, computación cuántica, automatización y lagos de datos*. Sin embargo, el factor más importante aquí es comprender cómo contribuye la tecnología a la oportunidad de transformación. En otras palabras, se trata de comprender y demostrar el valor comercial de cada innovación tecnológica y el impacto que causa en la experiencia del empleado. Una de las conclusiones más importantes es no automatizar lo que hacemos hoy, sino primero simplificar, estandarizar y después automatizar la experiencia mediante la reinvención, no la réplica. La tecnología es simplemente un facilitador, no un resultado.

*Un data lake es un repositorio de almacenamiento que contiene una gran cantidad de datos en bruto que se mantienen allí hasta que sea necesario. A diferencia de un data warehouse jerárquico que almacena datos en ficheros o carpetas, un data lake utiliza una arquitectura plana para almacenar los datos. Datos 

Los datos son el «combustible» que desencadena la transformación digital. Dado que los datos son la base de cualquier iniciativa de transformación, debemos hacer un claro esfuerzo para garantizar una calidad de datos significativa. Por lo tanto, se necesitan procesos sólidos en la creación, la integración y también en el uso y la visualización de los datos. En los chatbots de RR. HH. utilizamos capacidades analíticas para comprender qué preguntan nuestros empleados y directores, lo que nos ayuda a crear experiencias digitales proactivas y personalizadas. No existe inteligencia artificial sin la arquitectura de información adecuada. Los datos nos indican dónde tenemos los problemas, y ello nos conduce a tomar acciones para resolverlos. Después, los datos nos confirmarán nuevamente si el cambio que hemos hecho ha resuelto el problema o no. La clave está en incluir los datos en el centro de la transformación digital. Por supuesto, debemos elegir bien el combustible que vamos a necesitar (diésel, gasolina…) para garantizar el óptimo funcionamiento de nuestros procesos.

Rediseño de procesos centrado en el usuario 

El «santo grial» de cualquier producto o servicio es llegar a ese punto óptimo donde, de forma sencilla, podemos satisfacer las necesidades de autoservicio de nuestros empleados. Se trata de identificar aquellas acciones cotidianas pero importantes para nuestros empleados donde más apoyo se necesita. Esto requiere una mentalidad de proceso de principio a fin y que haya una perfecta conexión de las actividades de trabajo. Este pensamiento horizontal, en lugar de un pensamiento jerárquico, se centra en el viaje y la experiencia holísticos de nuestros empleados. A través de una plataforma como los chatbots, a los empleados les resultará más fácil realizar transacciones con RR.HH. independientemente de los sistemas y aplicaciones de back end multifuncionales que dan soporte a nuestras operaciones. De esto trata el pensamiento de diseño (design thinking). Estamos hablando de flujos de trabajo inteligentes holísticos donde los niveles digitales y humanos se cruzan y conectan a la perfección, creando una experiencia humana satisfactoria e integrada. 

Capacidad de cambio cultural/organizacional

Claramente, una cultura sólida y con valores es el ingrediente principal que hará que todo suceda. Este es el lado humano del cambio, donde factores como el liderazgo, la comunicación, la resiliencia, la transparencia, el aprendizaje, el trabajo en equipo y una buena gestión del cambio serán fundamentales para lograr la transformación deseada. Se trata de rediseñar nuevas formas de trabajar y crear nuevos modelos de trabajo para nuestros empleados.

Una transformación digital exitosa simplifica la experiencia de nuestros empleados y aumenta su capacidad, contribuyendo a la innovación y al crecimiento de la compañía. Además, mejora todas las profesiones haciéndolas más potentes y significativas, y aportando un alto valor añadido. Al facilitar a nuestros empleados, directores y líderes inteligencia basada en datos/inteligencia sobre el flujo de trabajo, también les facilitamos tomar decisiones mejores y más informadas que desembocarán en mejores resultados. Al automatizar ese otro tipo de tareas «de menor valor», también ahorramos tiempo a los empleados para que se centren en tareas más estratégicas, contribuyendo de forma más efectiva al crecimiento del negocio y no tanto a la administración de los recursos humanos.

Hay un gran cambio en nuestro enfoque en el que en lugar de trabajar «para» nuestros empleados y gerentes, trabajamos «con» ellos en un viaje de transformación, cocreación, coejecución, cooperación y digitalización de los recursos humanos. La máquina del tiempo hacia el futuro está aquí hoy presente entre nosotros.