Decálogo del buen uso del correo electrónico

A menudo en las empresas se abusa del correo electrónico de diferentes maneras. Unos pecan de excesivamente parcos, y otros, desde el otro extremo, de demasiado extensos. Hay un término medio, que es el de la eficacia. Cuántas veces hemos escrito, sin pretenderlo, un correo polisémico, o sea, que favorece varias interpretaciones, incluso las contrarias. ¡En cuántas ocasiones hemos enviado copias a quien no corresponde! O, directamente, hemos dirigido mensajes críticos con alguno de nuestros jefes a los afectados, con el consiguiente “¡tierra, trágame!” adosado.

Si cronometráramos el tiempo que dedicamos todos los días a escribir y a contestar correos electrónicos, probablemente nos asustaríamos de la cantidad de horas invertidas en este cometido (y sustraído, claro, a otras funciones más urgentes y rentables). Pero merece la pena ponerse a pensar. Escribir un correo electrónico debe llevar su tiempo, el necesario. Ni un minuto más. Pero también ni un minuto menos. Constituye uno de los eslabones estratégicos de la comunicación (interna y externa) de una compañía y conlleva, por tanto, un grado de responsabilidad, proporcional al cargo que ostentamos. Hay que hacerlo bien.

Decálogo del buen uso del correo electrónico

Por eso, conviene dedicarle una reflexión, y en este caso, mi propuesta pasa por un decálogo del buen uso del correo electrónico, que planteo de la siguiente manera:

1. Sé breve, vete al titular (hay que ir al grano; no estamos para hacer literatura).
2. Envía los correos electrónicos a las personas que realmente los necesitan.
3. Puntualiza claramente el objetivo del mensaje y qué esperas del receptor (no te olvides del asunto).
4. Sitúa lo más importante al principio (no des por hecho que van a leer todo tu correo).
5. Cuida siempre el lenguaje (nunca sabes a dónde puede ir a parar tu mensaje).
6. No descuides tampoco la ortografía ni la gramática (no eres tú solo el que escribe, sino que representas a tu empresa).
7. Trabaja y cuida el tono de tus correos (para evitar que se malinterprete).
8. Plantea preguntas de respuesta breve (así obtendrás mayor feedback).
9. Evita incluir documentos adjuntos muy pesados (es preferible enlazar).
10. Saca todo el rendimiento a la tecla “suprimir”. Atrévete. No todo hay que responderlo.

Si aplicamos estos principios en el uso del correo electrónico, estaremos siendo más eficaces en la gestión de nuestro tiempo. Los acuses de recibo, por ejemplo, pueden cumplimentarse con un simple “ok’”. No es necesario extenderse más ni preguntar por la familia. Esto, que puede parecer una broma, no lo es tanto si atendemos a la realidad.

Y un último error, esta vez con connotaciones legales, en el que incurrimos la gran mayoría de los usuarios del correo electrónico, es enviar correos masivos con las direcciones a la vista. Hemos de ser conscientes de que por este procedimiento estamos desvelando direcciones privadas de correo electrónico, es decir, datos personales. La Agencia de Protección de Datos Española podría tomar cartas en el asunto en los casos más graves en los que medie una denuncia, y en algunos países ya se han generado sentencias condenatorias de esta práctica ilegal. Es un problema que evitaríamos simplemente enviando el correo con copia oculta.

El correo electrónico es un medio para llegar a los objetivos de nuestra empresa.

El correo electrónico es una herramienta muy eficaz para desarrollar nuestro trabajo, pero no olvidemos nunca que no es un fin en sí mismo, sino un medio para llegar a los objetivos de nuestra empresa. Seamos racionales y valoremos, en lo que vale, nuestro tiempo y también el de nuestros compañeros.