¿Qué es la gestión de los datos maestros y cuál es su importancia?

La gestión de datos maestros permite administrar el subconjunto de los datos de la organización en torno a áreas importantes como son el cliente, el producto y la estructura organizativa. Estos elementos suelen ser las claves de los datos transaccionales de la organización: por ejemplo, un producto se vende a un cliente y los ingresos o costes se atribuyen a un empleado o a una parte de la organización de ventas. Es de vital importancia que la información sobre los datos maestros sea correcta, ya que los errores pueden magnificarse enormemente cuando se utilizan en las transacciones.

También es esencial que todas las partes de la organización trabajen con la misma versión de los datos maestros. A los clientes ya no les parece aceptable tener que cambiar su dirección u otra información varias veces con diferentes partes de una organización solo porque los distintos sistemas informáticos almacenan la información en varios lugares.

Así, estos datos maestros se centralizan para ser utilizados en las diferentes aplicaciones de la organización junto con sus metadatos, atributos, definiciones, roles, conexiones y taxonomías asociadas. Por eso, estos datos maestros son las entidades clave que más importan, las que se registran en los sistemas de transacciones, las que se miden y notifican en los sistemas de informes y las que se analizan en los sistemas analíticos.

La gestión de datos maestros es más que una simple aplicación: es una composición de personas, herramientas, métodos y políticas que moldean el futuro de las organizaciones que buscan explotar el valor del activo de información corporativa. Los secretos de su éxito residen en comprender cómo la gestión de datos maestros convierte a la organización en una con un sólido marco de gobernanza de datos, articulando las funciones y responsabilidades de la administración de datos y la rendición de cuentas, y creando una cultura de garantía de calidad de datos proactiva.

¿Por qué es importante la gestión de datos maestros?

En el mundo tradicional de la gestión de datos e información, solíamos crear datos y aplicaciones en silos en toda la empresa. La adición de nuevos sistemas y aplicaciones no solo daba lugar a grandes volúmenes de datos y transacciones, sino que también creaba copias redundantes de los datos y, en muchos casos, la misma estructura de datos contenía valores dispares. La arquitectura final dio lugar a sistemas que no se interconectaban ni se integraban entre sí. La complejidad de procesar datos dispares en una arquitectura de referencia común requería horas de esfuerzo manual y no proporcionaba un conjunto de resultados limpio y auditable. Cada sistema podía dar una visión fraccionada de lo que ocurría en la empresa, pero no se podía crear una visión clara y concisa de los datos como un sistema centralizado.

Aquí es donde comienza la necesidad de contar con un sistema de gestión de datos centralizado. Con un sistema centralizado la empresa puede crear, gestionar y compartir información entre sistemas y aplicaciones sin problemas. Los esfuerzos para gestionar y mantener un sistema de este tipo son muy sencillos y flexibles en comparación con una plataforma descentralizada. Este enfoque puede ahorrarle a la empresa tiempo y costes de oportunidad, al tiempo que garantiza la calidad y coherencia de los datos.

La gestión de los datos maestros no es una cuestión de tecnología. El factor crítico de éxito de esta iniciativa son los expertos en datos que hay en los equipos de negocio, que pueden entender y definir las reglas de procesamiento y el complejo proceso de toma de decisiones sobre el contenido y la exactitud de los datos. La gestión de datos maestros no es la implementación de una tecnología; como en cualquier plataforma tecnológica, en este proceso el papel del gestor es el de un facilitador y un habilitador.

La gestión de datos maestros consiste en definir procesos y reglas de negocio para la gestión de datos comunes en sistemas dispares de una empresa. Al implementar estos procesos, los equipos de gobierno y administración de datos determinan colectivamente las políticas, la validación y las reglas de calidad de los datos, así como los acuerdos de nivel de servicio para crear y gestionar los datos maestros en la empresa.

Los conjuntos de datos maestros se utilizan en bases de datos transaccionales, bases de datos operativas, aplicaciones y bases de datos web, almacenes de datos, datamarts y bases de datos analíticas. Existen varias técnicas para implementar un repositorio de datos maestros y, dependiendo de la naturaleza de las aplicaciones y bases de datos implicadas, las empresas eligen su proceso de implementación personalizado.

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