Gestión de Riesgos de un proyecto y herramientas

Una de las claves del éxito de cualquier proyecto es la planificación. Si el trabajo está organizado, todo funciona mejor, pero ¿y si ocurre algo que trastoca nuestros planes? Parte del trabajo de planificar reside en la gestión eficiente de cada acción, lo que supone hacer hincapié también en los posibles imprevistos. A continuación, te explicamos qué es la gestión de riesgos de un proyecto o risk management.

Aun cuando se ha planificado y se han implementado estrategias diversas para gestionar y desarrollar un proyecto, siguen existiendo riesgos. Por eso es necesario mejorar las habilidades que nos ayudan a combatirlos y uno de los elementos fundamentales es la anticipación para no sufrir las consecuencias de los riesgos inesperados. 

La administración del riesgo consiste en planificar, identificar, analizar y responder a los potenciales riesgos de un proyecto de forma proactiva. Un aumento excesivo de costes, la disminución del rendimiento de los empleados o los retrasos en los plazos de entrega son ejemplos de riesgos inesperados. Este proceso tiene como objetivo minimizar las probabilidades de sufrir un suceso adverso. Si se dispone de una gestión de riesgos de proyectos efectiva, se puede identificar y detectar cualquier riesgo que pueda alterar el desarrollo normal de un proyecto sin que afecte a su presupuesto ni a sus costes.  

En este tipo de procesos no es suficiente un razonamiento intuitivo para identificar el riesgo; es necesaria además una investigación más profunda que evalúe el nivel del riesgo y sus efectos. Es decir, si, por ejemplo, detectamos un posible riesgo de apagón eléctrico que afecte directamente a nuestra actividad, debemos valorar soluciones como la adquisición de un generador propio que funcione en caso de emergencia.  

También hay que tener en cuenta que la gestión de riesgos de un proyecto puede ser una oportunidad para nuestro negocio. Sí, sí, como lo estás leyendo: una oportunidad. Muchas veces, al llevar a cabo un análisis tan exhaustivo de nuestro entorno, descubrimos posibles oportunidades que, aunque entrañen riesgos, pueden beneficiar a nuestra compañía. 

CÓMO HACER UN PLAN DE GESTIÓN DE RIESGOS DE UN PROYECTO 

Si se busca evaluar proactivamente los riesgos y gestionar los incidentes que puedan ocurrir para corregirlos rápidamente, hay que seguir una serie de pasos fundamentales:  

1. Identificar los riesgos 

2. Análisis de los riesgos 

3. Priorización de las medidas correctoras 

4. Hacer seguimiento  

1. Identificar los riesgos 

En la primera fase de la gestión de riesgos de un proyecto, es importante detectar las posibles amenazas que puedan afectar a la ejecución del proyecto. ¿Cómo puedes hacerlo? Existen diferentes técnicas que te pueden ayudar, como: 

• Consultar individualmente la opinión de quienes participan en el proyecto en función de su experiencia anterior o simplemente de sus ideas.  

• Organizar un brainstorming sobre los posibles riesgos con todos los miembros del proyecto. 

• Documentar y constatar cada decisión planteada para el proyecto. En muchas ocasiones, este paso previene la exposición a riesgos innecesarios.  

• Revisar las listas de verificación. Es posible que exista un documento que recoja los riesgos para otros proyectos del departamento y que te puede ayudar en esta fase.  

2. Análisis de los riesgos 

Se trata de determinar el nivel de gravedad (alto, medio o bajo) e ir diseñando las posibles respuestas. Para ello, puedes crear un documento de registro de riesgos que te permitirá controlarlos y llevar a cabo un seguimiento de ellos de forma colaborativa con el resto del equipo. Es importante que esté constantemente actualizado.  

3. Priorización de las medidas correctoras 

Es determinante establecer un orden de respuesta según la probabilidad de que ocurran los riesgos y su nivel de impacto sobre nuestra actividad.  

Estas son las acciones que van a encarrilar de nuevo nuestra actividad y se trata de reaccionar a tiempo. En estos momentos, debes decidir qué y cómo se va a hacer para mitigar cada riesgo. Una vez comprendida la situación y las causas de la aparición de los riesgos, hay que darles una respuesta. Es en ese momento cuando se deben diseñar y ejecutar las acciones correctivas.  

En este punto te recomendamos llevar un registro, porque se debe responder de manera diferente a los riesgos dependiendo de cada situación para minimizar el impacto que supone cada uno de ellos. Así es más efectiva la gestión de riesgos de un o varios proyectos.  

4. Hacer seguimiento  

Insistimos en la importancia de la revisión y el control de todos los riesgos. Por eso hay que mantener actualizado el plan de gestión de un proyecto y controlar las posibles amenazas. En el registro de riesgos, se describen las acciones correctoras propuestas, además de evaluar los costes que suponen y el plan de contingencia aplicado ante los diferentes problemas que hayan aparecido. El seguimiento posterior contribuye a la eficacia de la gestión, ya que se actualiza la información de los riesgos y se evitan imprevistos futuros derivados del plan de contingencia aplicado.  

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