¿Qué es Zapier y cómo funciona?

Cada vez son más los negocios que tratan de automatizar sus tareas en un mundo tan digitalizado como el actual. La llegada de nuevas tecnologías y herramientas como la inteligencia artificial ha hecho que los empresarios quieran aprovechar sus beneficios para hacer más eficientes sus tareas. De hecho, según un estudio de Randstad, el 46% de las empresas en España ya utiliza la IA para alguna de sus tareas diarias, mientras que solamente un 2% asegura haber reducido su plantilla debido a su uso. Este informe también revela que un 8% de las compañías participantes ha aumentado la plantilla apostando por perfiles innovadores que potencien el uso de este tipo de tecnología.

¿Qué es Zapier?

En la actualidad, la automatización se ha convertido en una herramienta indispensable para optimizar el tiempo y aumentar la eficiencia. En este sentido, cobra gran importancia Zapier, una de las plataformas líderes en este campo, que permite a las empresas y a los profesionales integrar diversas aplicaciones sin necesidad de tener conocimientos avanzados de programación. Además, está en línea y conecta diversas aplicaciones y servicios para que todos ellos trabajen conjuntamente y así llevar a cabo tareas repetitivas de manera automática. Con más de 5.000 aplicaciones disponibles para conectar, Zapier se ha convertido en una herramienta muy demandada en las compañías para automatizar flujos de trabajo en diversos ámbitos, como es el caso del marketing, las ventas, la gestión de proyectos o las finanzas.

¿Cómo funciona Zapier?

Su funcionamiento se basa en un sistema de «zaps», que son flujos de trabajo automatizados que se activan por un evento específico en una aplicación y luego realizan una acción en otra. Por ejemplo, si alguien completa un formulario en Google Forms, Zapier puede crear automáticamente una nueva fila en una hoja de cálculo de Google Sheets con los datos proporcionados o enviar un correo de confirmación al usuario que completó el formulario.

Sin duda, la gran ventaja de la plataforma se encuentra en su intuitivo diseño, que no requiere habilidades técnicas avanzadas, algo que la hace asequible para pequeñas empresas, freelancers y equipos que buscan mejorar su eficiencia sin la necesidad de recurrir a desarrolladores o costosas soluciones personalizadas.

Si seguimos profundizando en cómo funciona, debes saber que cada zap consta de dos partes fundamentales: el disparador (trigger) y la acción (action):

1. Disparador (trigger): es el evento que inicia el zap y puede producirse en cualquiera de las aplicaciones conectadas a Zapier. Por ejemplo, el disparador puede ser que cuando se recibe un nuevo correo electrónico en Gmail, se publica una nueva entrada en una hoja de cálculo de Excel o se completa un formulario en una plataforma de encuestas, ya que es el punto de partida de la automatización.
2. Acción (action): una vez que se activa el disparador, Zapier ejecuta una o varias acciones automáticamente en otra aplicación. Por ejemplo, si el disparador es un nuevo correo electrónico, la acción podría ser guardar el archivo adjunto en Google Drive o crear una nueva tarea en Asana. Además, se pueden agregar varias acciones a un zap para que realice varias tareas al mismo tiempo.

¿Cómo se configura Zapier?

La configuración de los zaps se lleva a cabo a través de un proceso sencillo en la plataforma de Zapier, en la que los usuarios seleccionan una aplicación que actuará como disparador y otra aplicación que realizará la acción. Luego se configuran los detalles específicos siguiendo una serie de pasos clave para crear un zap:

1. Selección de las aplicaciones: el primer paso es elegir la aplicación que proporcionará el disparador (por ejemplo, Gmail) y la aplicación donde se ejecutará la acción (por ejemplo, Google Sheets).
2. Configuración del disparador: el usuario selecciona qué tipo de evento debe activar el zap. Por ejemplo, en Gmail, el disparador podría ser «nuevo correo electrónico recibido».
3. Configuración de la acción: después de definir el disparador, se selecciona lo que debe hacer la aplicación de destino cuando se active el zap. Por ejemplo, en Google Sheets, la acción podría ser «añadir una nueva fila con los datos del correo».
4. Prueba del zap: antes de activar el zap, es recomendable hacer una prueba para asegurarse de que funcione correctamente. Para ello, la aplicación ofrece la opción de hacer pruebas con datos reales o simulados.
5. Activación del zap: una vez configurado y probado, el zap se puede activar para que empiece a funcionar automáticamente cada vez que se cumpla el disparador.

Sin duda, son muchas las ventajas del uso de Zapier, ya que es una herramienta extremadamente poderosa con muchos beneficios tanto para pequeñas empresas como para grandes organizaciones. Las más importantes son el ahorro de tiempo, la adaptabilidad que ofrece, la mejora de la productividad que conlleva, las pocas necesidades técnicas que tiene en cuanto a su instalación y programación, y la cantidad de integraciones que ofrece. 

El potencial de Zapier es prácticamente ilimitado y que se puede utilizar en una gran variedad de situaciones, aunque las más destacadas son la gestión de clientes, el sector del marketing digital y la gestión de proyectos. Si quieres conocer más ejemplos del uso de este tipo de aplicación o incluso llevarlos a cabo, te animamos a ponerte  manos a la obra con nuestro Programa Superior Online en Marketing Automation [PSOMAR], con el que adquirirás todas las habilidades necesarias para destacar en esta profesión tan potente y llena de futuro.

FUENTES:
El País
Randstad
Fortra
Programa Superior Online en Marketing Automation [PSOMAR]
RICOH