¿Qué es el sistema de gestión de almacén (SGA)?

Es una pregunta que se hacen hoy en día muchas pequeñas y medianas empresas e incluso alguna grande.

Empecemos por definir qué es ese término. Se denomina así a los programas informáticos destinados a gestionar la operativa de un almacén. Proviene de la traducción del término inglés warehouse management system (WMS).

Los sistemas de gestión del almacén (SGA) se han convertido en la pieza esencial para conseguir un funcionamiento adecuado de los almacenes, tanto de las pequeñas como de las medianas empresas, pues se consigue un conjunto de beneficios que suelen ser más importantes para la compañía que la inversión que les supone.

Detectar la necesidad de un SGA es un ejercicio sencillo para la mayoría de los responsables de almacenes. Pese a ello, nosotros hemos desarrollado a continuación una breve metodología que nos permite acometer este proyecto en cualquier compañía de una manera eficaz:

1. Identificar los problemas de funcionamiento de su almacén. Podemos hablar de cuatro grandes bloques de problemas que podemos encontrar de manera habitual en un almacén:

• Precisión del inventario. Los problemas que suele generar la falta de precisión del inventario son el exceso de inventario, la pérdida de productos dentro del almacén, la pérdida desconocida y los errores en el picking. Indicador: porcentaje de diferencias de inventario.
• Nivel de servicio al cliente. Los problemas de servicio al cliente vendrán marcados por no enviarle la mercancía solicitada o por enviársela de manera errónea. Tenemos dos causas:
  • Roturas de stock. Como consecuencia de esa falta de precisión del inventario, en muchas ocasiones no nos aprovisionamos de manera adecuada y por tanto no disponemos de producto para dar un adecuado servicio al cliente. Indicador: porcentaje de roturas de stock.
  • Errores en picking. Equivocaciones cometidas en el proceso de preparación de pedidos y que han llegado hasta el cliente salvando todos los controles de expedición de los que disponemos en el almacén. Indicador: devolución de clientes en unidades.
• Errores en procesos operativos y administrativos de almacén. En este bloque debemos analizar las incidencias que se producen en procesos operativos internos del almacén y que generan pérdidas de tiempo y reprocesos.
  • Errores en entradas. Incidencias que se producen en los procesos de entrada de mercancía en nuestro almacén. Indicador: porcentaje de errores en entradas.
  • Errores en ubicación. Incidencias que se producen en los procesos de colocación de la mercancía y movimientos internos de esta en el almacén. Indicador: porcentaje de errores en colocación.
  • Errores en picking. Incidencias que se producen en los procesos de preparación de pedidos y que han sido detectados en el proceso de expedición de mercancía. Indicador: porcentaje de errores en picking.

2. Estimar los costes. Una vez identificados los problemas, el siguiente paso es estimar los costes asociados a ellas. Esta etapa es fundamental para entender la gravedad de los problemas. Podemos estimar los costes de diferentes maneras. A continuación vamos a exponer un posible camino:

• Precisión del inventario. En muchos almacenes el stock que dice el sistema no cuadra con el que tenemos físicamente, este es un claro coste que podremos calcular multiplicando el stock existente  en valor económico por el % de diferencias de inventario stock medio.
• Nivel de servicio al cliente.
  1. Roturas de stock. Las roturas de stock son ventas pérdidas y podremos calcular este coste en el momento en que no disponemos de stock para servir al. El indicador que podemos utilizar es Porcentaje de roturas de stock por ventas realizadas a precio de coste.
  2. Errores en picking. Cada vez que no preparamos bien el pedido de nuestro cliente en el almacén debemos acometer los siguientes costes
     1. Coste transporte: Devolución de clientes en unidades x (Coste transporte/unidad recogida + Coste transporte/unidad nuevo envío).
     2. Coste manipulación: Devolución de clientes en unidades X (Coste manipulación /unidad entrada almacén por devolución + Coste manipulación/unidad preparación pedido).

• Errores en procesos operativos y administrativos de almacén.
  1. Errores en entradas: Los errores en el proceso de recepción los debemos corregir en el momento de realizar un inventario, podemos calcular el coste como : Porcentaje de errores en entradas × número de entradas año × (coste administrativo + coste de manipulación).
  2. Errores en ubicación: Cada vez que ponemos un pallet mal colocado y no lo podemos encontrar nos genera costes al localizarlo en un proceso de inventario. El cálculo del coste lo podemos realizar como: Porcentaje de errores en colocación × pálets colocados × coste de manipulación.
  3. Errores en picking: Este coste ya lo hemos calculado a la hora de analizar las devoluciones que se producen en el almacén

3. Estimar los ahorros. Una vez identificados los problemas más graves dentro del almacén y calculados sus costes para nuestra compañía, el siguiente paso es obtener una estimación realista del ahorro que supondrá un SGA correctamente integrado. En este momento, es tentador sobreestimar el dinero que nos ahorrará y subestimar el plazo de tiempo en el que se conseguirá. Una forma de protegernos de las sobreestimaciones es calcular dos o tres niveles de ahorros potenciales: conservador, moderado y optimista.

Podemos calcularlo aplicando un porcentaje de ahorro en los costes que estamos acometiendo como consecuencia del mal funcionamiento del almacén y cuyos costes además hemos estimado en el punto anterior.

Otras potenciales mejoras, como los incrementos de productividad en procesos operativos, el incremento de ventas por mejor nivel de servicio o la disminución de los niveles de inventario por un mayor control del inventario físico, ni siquiera los planteamos como ahorro, pues tardarán un tiempo en conseguirse (hasta que el funcionamiento del SGA se instale en la cultura de funcionamiento del almacén y de la empresa).

4. Determinar el coste de un SGA. En esta etapa del proceso está razonablemente claro cuánto dinero y tiempo nos puede ahorrar un buen SGA. El siguiente paso es saber cuánto nos gastaremos en implantarlo. Aunque cada fabricante suele estructurar sus precios de forma diferente, debería ser posible dividir sus ofertas en cinco categorías básicas: las licencias, las adaptaciones del software (si son necesarias), el servidor, los equipos de radiofrecuencia y los servicios (diseño, formación, pruebas, viajes, etc.).

Siendo el precio una característica importante, hay otros criterios significativos que se deberían tener en cuenta a la hora de seleccionar el proveedor más adecuado, como son sus referencias o su tamaño y el nivel de confianza que es capaz de generar en el cliente.

5. Calcular el retorno de la inversión. Hay varias herramientas financieras comúnmente usadas para justificar inversiones de capital. Según su complejidad, nos podemos encontrar desde un simple análisis del plazo de recuperación hasta uno más exhaustivo como es el cálculo del valor actual neto (VAN).

Naturalmente, cuanto más detallado sea el cálculo, más fuerza tendrá nuestro argumento a la hora de solicitar presupuesto. El VAN compara la inversión en el sistema SGA con los niveles de ahorro que producirá en el futuro.

Para calcular el VAN de una inversión en un sistema SGA, se necesita la siguiente información:

• El precio total del sistema.
• Los ahorros anuales esperados durante los años siguientes a su implantación.
• La tasa de retorno definida por la empresa en las inversiones de capital.

Conclusión

Un entorno cada vez más competitivo está obligando a las empresas a mejorar sus procesos. En el ámbito de la gestión del almacén, los objetivos principales son mejorar la precisión en el inventario, la gestión de los recursos disponibles, el servicio dado al cliente y la gestión de la información.

Los avances en la tecnología y en los SGA han permitido reducir los precios de los sistemas. Siguiendo una aproximación acertada y metódica, incluso las pequeñas y medianas empresas pueden justificar la inversión necesaria para mantener el paso impuesto por la competencia.

 

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