¿Qué es un sistema ERP (Sistema de planificación de recursos empresariales) y cómo funciona?

Vivimos en la era de la información, de la sobresaturación de la información y los datos, y las empresas que cuentan con una gestión empresarial eficiente de esos datos a través de un sistema ERP tienen una ventaja competitiva. ERP son las siglas en inglés de enterprise resource planning, que se podría traducir como «sistema de planificación de recursos empresariales».  

A continuación, te explicamos lo que es un sistema ERP, qué características tiene y cómo funcionan estas herramientas que favorecen el crecimiento de cualquier empresa.  

¿QUÉ ES UN SISTEMA ERP? 

Se trata de una herramienta tecnológica cuyo objetivo es integrar y automatizar los principales procesos y datos de la empresa en una sola plataforma, lo que favorece la gestión de los datos y la organización de la organización.  

El principal objetivo de un sistema ERP es reunir toda la información en un único lugar al que los diferentes departamentos de la empresa tengan acceso para que puedan administrar los datos. De esta manera se favorece la sincronización y la automatización dentro de la empresa, al tiempo que se busca una mayor eficiencia en la ejecución de acciones y en la productividad de la empresa. 

Los sistemas de planificación de recursos empresariales ERP son una creación de mediados del siglo pasado. Fue en la década de los cincuenta cuando se probaron los primeros métodos de control tecnológico para la gestión empresarial. Desde entonces hasta ahora, la automatización se ha acelerado, se ha abaratado y cada vez son más las empresas que se pueden permitir su instalación.  

La planificación de necesidades de material (MRP) impulsó el uso de sistemas que se conectaban entre sí y que facilitaban el acceso a la gestión y el control de los procesos de producción. El auge de esta tecnología llegó en la década de los 90, cuando aparece la planificación de recursos empresariales aparejada al desarrollo de los ordenadores y las nuevas tecnologías. Desde entonces su evolución no se ha detenido y, además de cubrir las nuevas necesidades de las empresas, se han sabido adaptar a las obligaciones fiscales.  

¿CÓMO FUNCIONA UN SISTEMA ERP? 

Un sistema ERP tiene un carácter integrador que automatiza las tareas y los procesos en una compañía con el objetivo de facilitar su gestión. Una de las principales ventajas de los ERP sistemas de planificación de recursos empresariales es que son plataformas modulares, es decir, se organizan en módulos en función de las necesidades de cada organización. De este modo, el mismo ERP no será igual en dos empresas distintas ni realizará las mismas funciones. Esa personalización y adaptabilidad es fundamental para sacar el máximo rendimiento al software, hasta el punto de que se realizan desarrollos a medida de esos softwares según las necesidades de cada empresa con el objetivo de ampliar o modificar un determinado módulo.  

Como ya hemos comentado, los sistemas ERP de planificación de recursos empresariales se organizan mediante módulos y así se pueden conectar a distintas bases de datos adaptándose a las necesidades de cada departamento.  

A continuación, desarrollamos un posible ejemplo de ERP con sus diferentes módulos:

• Ciclo de ventas y facturación 

• Gestión de proyectos  

• Contabilidad, tributación y tesorería  

• Recursos humanos  

• Información gerencial  

Ciclo de ventas y facturación 

Se encarga de la gestión de pedidos y presupuestos, además del packing list y la facturación. 

Gestión de proyectos  

Se trata de la información económica del proyecto (ingresos y gastos) y de la información técnica (documentación y tareas). También se incluye todo lo relativo a la administración y preparación de proyectos.  

Contabilidad, tributación y tesorería  

Es la sección de cobros y pagos. Aquí se incluyen también los impuestos como el IVA, los balances de la empresa, las ganancias y las pérdidas.  

Recursos humanos  

Se gestiona y se organiza todo lo relacionado con las necesidades del personal de la empresa. 

Información gerencial  

Aquí se recopila una gran cantidad de información de diferentes fuentes, se compila y se presenta en un formato legible. El objetivo principal de este sistema es hacer que la toma de decisiones de los gerentes sea más eficiente y productiva. 

BENEFICIOS DE UN SISTEMA ERP PARA LAS EMPRESAS. 

Más allá de la gestión y organización de los datos, los sistemas ERP aportan una mayor seguridad y agilidad en el control y registro de la información. Estos sistemas, que buscan la eficiencia en los procesos de gestión, tienen otra serie de ventajas:  

• Acceso en remoto al sistema. 

• Eficiencia de ventas. 

• Reducción de costos. 

• Menor uso del papel. 

• Control financiero en tiempo real. 

• Mayor competitividad. 

• Automatización de las facturas. 

Os recomendamos que no dejéis de actualizaros en las últimas tendencias y adquiráis los conocimientos adecuados sobre los sistemas ERP de planificación de recursos empresariales. Os invito a que miréis detenidamente el Máster Universitario en Dirección de Personas y Desarrollo Organizativo.