¿Qué es un sistema de gestión empresarial?

El valor añadido de un buen sistema de gestión empresarial

Cuando hablamos de un sistema de gestión empresarial, nos referimos al conjunto de herramientas y aplicaciones que conforman el entorno de gestión de la empresa. Como punto de partida, podríamos segmentar de manera sencilla la tipología de estas soluciones en cuatro ejes principales, de acuerdo con las competencias principales de una empresa, con las soluciones más populares en cada segmento: 

• Facturación, tesorería y contabilidad: soluciones ERP (enterprise resource planning). 

• Recursos humanos: soluciones HRM, sistema de información de recursos humanos (SIRH), learning management system (LMS). 

• Gestión de tareas, proyectos y equipos: soluciones de gestión de field service, call center, SGA (software de gestión de almacén). 

• Ventas, marketing y mercado: soluciones CRM (customer relationship management), soluciones de vigilancia tecnológica, TPV (terminales en el punto de venta). 

Además, existen herramientas que permiten orquestar todas las soluciones citadas anteriormente, como es el caso de la business intelligence (BI), para obtener la mayor cantidad de información posible centralizada, seleccionada con el mejor criterio y calidad posibles, y enfocada a los resultados de monitorización según los objetivos fijados.  

Las fases en un sistema de gestión empresarial

Desde mi punto de vista, las fases más importantes de la entrada de un sistema de gestión empresarial a una compañía son la definición y la implantación. Del buen desarrollo de estas fases dependerá que el sistema de gestión quede bien instaurado en la empresa y pase a formar parte del ADN de esta.

La fase de definición

En la fase de definición, es importante conocer bien la cultura y los valores de la empresa. Es clave que el sistema de gestión y, por consiguiente, el conjunto de las soluciones que se vayan a implantar para llevar a cabo nuestra labor de gestión estén alineados con la cultura de la empresa (tipo de producto y de sector, geografía y cultura de los mercados de actuación, tipología de clientes/interlocutores).

De esta manera, es importante que exista una estrategia en la definición del sistema de gestión que esté alineada con la estrategia y los objetivos del cuadro de mando que rigen la compañía. Y, de la misma forma, dicho conjunto de soluciones y su manejo diario deben tener una definición orientada a resultados que permita visualizar indicadores bien seleccionados según el modelo y la cultura del negocio. 

Por ejemplo, en definición e implantación de CRM, es común utilizar la expresión cultura CRM de la compañía, y algunos estudios confirman que el 60% de las experiencias CRM fracasan porque dicha herramienta no llega a formar parte de la cultura de la empresa y sus equipos, y por consiguiente, tal y como decía antes, tampoco de su ADN.

La fase de implantación

En cuanto a la implantación, se trata también de una etapa crítica para la supervivencia y el éxito interno de la herramienta. Para ello, es importante pautar bien la planificación y el gestor interno del proyecto de implantación, así como hacer una selección adecuada de los proveedores (ya sea fabricante/desarrollador original o partner) del software en cuestión. 

Una implantación bien dirigida, precedida de una fase de definición de la herramienta bien trabajada, con una etapa de formación, transición de solución previa si la hubiese y aclimatación del equipo a la nueva «caña de pescar» son una ecuación robusta para que dicha herramienta llegue a la compañía para quedarse y genere una sonrisa en los empleados que la van a utilizar.

Desde el prisma operativo, un sistema de gestión empresarial bien implantado persigue, entre otros, los siguientes objetivos: 

• Optimizar los procesos en tareas repetitivas de cada día. 

• Mejorar el acceso a la información en todos y cada uno de los sectores. 

• Compartir información entre los distintos departamentos de la empresa de forma sencilla, mejorando la comunicación y los proyectos internos de los departamentos. 

• Ser más eficientes en el manejo de la información para minimizar costos y permitir una mejor toma de decisiones. 

• Tener la empresa digitalizada. 

Los sistemas de customización

En términos de customización, existe software para empresas sin ningún tipo de modificaciones, pero hay otras muchas empresas que solicitan cada vez más un software personalizado. Quienes prueban y tienen estos desarrollos, que se han convertido así en algo indispensable para los empresarios, ya no se ven sin ellos. Es el caso habitual de las empresas con negocios tipo B2B con procesos de fabricación y productos con diseños y naturaleza compleja, cuya gestión interna es por lo general específica.

Estos sistemas customizados son capaces de trabajar con múltiples idiomas, divisas, empresas, ubicaciones y legislaciones, y permiten además a las divisiones locales o a los países seguir las normas de la empresa al compartir información. A diferencia de otros sistemas convencionales, un software de gestión empresarial customizado puede ser perfectamente intuitivo, asequible y adaptarse bien a dichos negocios. 

Sobra decir que este tipo de programas de gestión customizados de empresas ayudan a los equipos de dirección a centrarse en expandir el negocio en lugar de en mantener un software más tradicional y costoso que no aporte beneficios.

Dicho lo cual, las ventajas de un sistema de gestión bien implantado y con entrada en la cultura de la empresa son varias y entre ellas destacamos: 

• Solución todo en uno. Se centraliza la información y la automatización de los procesos. 

• Compatible y adaptable. Se adaptan y son compatibles para su utilización tanto en pequeñas como en grandes empresas. 

• Sistema íntegro. Se trata de un sistema de información eficiente en donde nunca existirá la duplicidad de datos. 

• Entorno de aplicación. Al trabajar en un entorno unificado, brinda una mejora sustancial en su uso a la hora de gestionar la información y comunicación. 

• Organización interna. Se unifican los procesos y con ello se mejora la transmisión de la información entre los trabajadores. 

En definitiva, las soluciones tecnológicas y las herramientas que conforman el sistema de gestión de una compañía, bien implementadas, aportan valor añadido demostrando no solo que se puede mejorar la eficiencia en infinidad de procesos, sino también mejorar la productividad de los equipos y proyectos en el entorno de la empresa, así como la rentabilidad de su negocio.