Qué es la metodología Kanban y sus ventajas

Kanban es una de esas palabras que suenan y resuenan en los últimos años como una de las principales formas de facilitar la adopción de enfoques de gestión ágil. Sin embargo, detrás de un sistema sencillo, muy versátil y con un gran potencial de utilización en nuestras organizaciones, se esconden algunas confusiones típicas y mucho desconocimiento sobre la enorme potencia de esta forma de trabajar.

Posiblemente esa confusión se origine en la palabra que lo define, kanban, que tiene varios orígenes (en chino significa «tablero» y en japonés, «señal»)… Conocemos este concepto desde hace más de 50 años por ser una de las herramientas más utilizadas en Lean, que por supuesto fueron adoptadas desde el sistema de producción utilizado en Toyota (Toyota Production System - TPS).

El caso es que al hablar sobre kanban, lo primero que hay que hacer es aclarar si nos vamos a referir a los tableros kanban o al enfoque de gestión Kanban (en adelante en mayúscula para indicar que nos referimos al sistema y no a los tableros).

Utilizar los tableros kanban no implica que estemos utilizando el sistema Kanban, pero a la inversa para utilizar el método Kanban, normalmente sí nos basaremos en el uso de los tableros kanban. Aclaremos este trabalenguas:

Tableros kanban

Un tablero kanban es una forma sencilla de visualizar el estado del trabajo por medio de un tablero sobre el que vamos a ubicar distintos estados… En él podríamos representar unos estados muy sencillos (pendiente, haciendo, hecho)

o algo más complejo cuando el trabajo tiene que circular entre distintos estados donde a veces trabajan personas/equipos diferentes:

Incluso se puede descomponer en distintos flujos ayudándonos de carriles (líneas horizontales) de circulación con los que representar diferentes flujos, trabajo que se desdobla y en el que participan distintas áreas, etc.

A diferencia de nuestras típicas listas de tareas, cuadros de acciones de equipo, etc., la ventaja de esta forma de organizarse es que:

• Aporta transparencia a todos los integrantes del equipo.
• Permite conocer el estado del trabajo y en qué momento se encuentra cada elemento.
• Se puede priorizar el trabajo de forma muy sencilla moviendo las tarjetas de abajo a arriba.
• Proporciona un mayor foco al equipo.
• Podemos evaluar cómo está fluyendo el trabajo y ver dónde hay atascos, cuellos de botella, desequilibrios…
• Puede ampliarse: persona  equipo  áreas o departamentos  empresa

Aunque adoptar solo la práctica de utilizar tableros kanban puede suponer un enorme avance para mejorar la productividad de equipos y personas, es una parte muy pequeña del verdadero potencial que podemos extraer si lo llevamos a un nivel superior mediante el desarrollo del método Kanban.

Método o sistema Kanban

EL método Kanban fue desarrollado en 2005 y recogido en 2010 en el libro Kanban: Successful Evolutionary Change for Your Technology Business de David J. Anderson. Se trata de un método con una gran orientación a la gestión del cambio y a la mejora de los sistemas existentes.

Dicho método se basa en seis principios (tres sobre gestión del cambio y tres sobre la entrega del servicio) y seis prácticas que permiten aplicarlo de una forma realmente rápida.

Las seis prácticas de Kanban son:

1. Visualizar el trabajo, tal como hemos comentado, mediante tableros kanban y otros métodos con los que veremos su magnitud y estado. Implica mostrar el trabajo a todos los implicados en su gestión.
2. Limitar el trabajo en curso implica abarcar menos y centrarse en pocos elementos para que fluya más. Esta es una de las claves del éxito de Kanban. A pesar de que a diario empezamos y aceptamos más trabajos y tareas de los que podemos terminar, el enfoque de dejar de empezar para empezar a terminar eleva la productividad y la eficiencia de forma inmediata.
3. Gestionar el flujo de trabajo supone revisar el flujo de forma que minimicemos el tiempo que el trabajo está en espera de ser realizado equilibrando la disponibilidad y la ocupación de los recursos que están implicados.
4. Hacer las políticas explícitas: Son los criterios y restricciones que regulan la ejecución del trabajo. Si las explicitamos, facilitamos su aplicación y su evolución gracias a la transparencia.
5. Establecer circuitos de retroalimentación: Consiste en mantener reuniones periódicas donde revisar desde la estrategia hasta los resultados pasando por la organización del trabajo diario. Estas reuniones tienen distintas cadencias según su propósito.
6. Mejorar y evolucionar formulando continuamente hipótesis de mejora, probándolas, analizando los resultados y validándolas o no.

Además, para que el sistema funcione, es necesario establecer puntos de compromiso y entrega claros que nos permitan medir cuánto tiempo permanece el trabajo en el sistema hasta que este se termina.

Kanban es una magnífica forma de mejorar el proceso de trabajo de personas y equipos. De hecho, puede ampliarse a organizaciones completas mediante las soluciones adecuadas.

Kanban nos va a mostrar cómo trabaja nuestro sistema diagnosticando cómo está funcionando, y los propios implicados decidirán e implementarán las acciones de mejora, pero, gracias al sistema, verán pronto los resultados y si las acciones han tenido impacto.

El hecho de que podamos comenzar a utilizarlo desde donde estamos ahora, sin necesidad de grandes modificaciones de entrada, adopción de nuevos roles o cambios mayores constituye un atractivo, ya que reduce enormemente las barreras iniciales. Pero no olvidemos que es un sistema enfocado a la mejora y, por tanto, debemos mantener un serio compromiso de mejorar cada día extendiendo esa mejora a todos los niveles de la organización. Así aprovecharemos el enorme potencial de este sistema.

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