5 errores frecuentes y 5 soluciones en logística

Está comúnmente aceptado que la logística es una disciplina que busca planificar, implementar y controlar el flujo completo de productos, capitales e información a través de toda la cadena de valor, y eso incluye desde la entrada de materias primas (cualquiera que sea su nivel de acabado) hasta el producto terminado en el punto de consumo.

Dicho así, parece algo, cuando menos, alcanzable, pero la realidad es bien distinta. La verdad es que los gestores de los negocios se preocupan, esencialmente, de tres aspectos:

• La calidad del producto.
• Un coste óptimo de transporte.
• La satisfacción de sus clientes cuando lo reciben.

Y no seré yo quien critique esta forma de verlo, pero en medio intervienen un montón de circunstancias que pueden arruinar todo el proceso. Desde que el pedido del cliente, ya sea B2B o B2C, llega hasta que somos capaces de cumplir nuestras promesas tenemos que prestar atención a numerosas cuestiones.

Quisiera recordar el artículo publicado anteriormente y los cinco elementos necesarios a los que hacía referencia para disponer de una logística capaz de generar un retorno de la inversión:

• Diseño de la cadena de valor (¿Qué queremos conseguir?)
• Estrategia de la cadena de valor (¿Cómo lo vamos a conseguir?)
• Medición de los resultados (¿Cómo vamos a medir?)
• Análisis de resultados (¿Qué tal lo hemos hecho?)
• Retroalimentación (¿Qué hemos de cambiar?)

  En cualquier caso, también es cierto que hay unos pilares básicos sobre los que la logística debe pivotar, y es precisamente por el dinamismo de las cadenas de valor.

5 Errores frecuentes y 5 soluciones en logística:

1. Ignorar o estimar los costes internos de la parte de la preparación de pedidos y del transporte:

¿De qué vale bajar el precio de la última milla a nuestros proveedores si en el almacén tenemos los costes fuera de control? La solución parte por tener un control de costes muy cercano a la realidad, con constantes mediciones y comparaciones con KPI aceptados para ver las desviaciones de los elementos clave en nuestra cadena de valor logística:

• Overheads y administración
• Amortizaciones y depreciaciones
• Costes de estructura y fijos
• Alquileres
• Costes de los medios de manutención
• Mantenimiento programado y no programado
• Software y SGA
• Costes de no calidad y auditorías de calidad
• Cotes de entrada, ubicación, clasificación, almacenaje Pick & Pack

2. Poca inversión en sistemas:

Hay una máxima que no falla, y es la de que no podemos gestionar lo que no podemos medir y en logística eso se llama dinero. Y da igual que sea coste directo o indirecto, que se deba a un aumento de personal y mano de obra o que se trate de costes por falta de calidad. La realidad es demasiado tozuda como para ignorarla. Invertir en sistemas nos ayuda a que la organización del inventario, el control de costes y los pedidos se lleven a cabo de la manera más eficiente y a que la visibilidad con los clientes y proveedores esté perfectamente gestionada. Y únicamente he nombrado algunos de los beneficios que dicha inversión nos aporta.

3. No gestionar correctamente la planificación de la cadena de valor logística:

Dejar que nuestra logística crezca al ritmo que crece el negocio es uno de los peores errores que podemos cometer, ya que es el negocio el que tira de la logística estresando la cadena de valor y, por tanto, no hacemos más que poner parches constantes que, vistos en la distancia y en perspectiva, dibujan un Frankenstein que ha crecido sin sentido y lo que es peor, caro y muy feo.La cadena logística ha de crecer y diseñarse siempre en atención al modelo de negocio, pero en función de su propia estrategia. ¿Es el ahorro de costes lo que buscamos? ¿Deseamos una logística estándar y efectiva en la que no importa la flexibilidad porque lo que marca el negocio es la repetición de procesos? ¿Queremos ofrecer una personalización total y un servicio diseñado a medida? Desde luego, una cadena logística centrada en el low cost para un negocio de venta de joyas no responde a un enfoque óptimo, de eso estoy seguro. Y de este tipo hay muchos ejemplos.

4. Considerar la logística inversa algo secundario o marginal:

A ninguno nos gustan las devoluciones, esto es una realidad: son tediosas, difíciles de gestionar, incrementan los costes, aumentan el coste de oportunidad y además detraen valor. Quizá por ello tendemos a prestarles poca atención, como si ignorarlasevitara que existan. Y hay sectores, como el textil, en el cual pueden llegar a superar el 20% del total de ventas.Hay que capturar valor en las devoluciones para no perder más dinero en su mala gestión. Es cuestión de pensar como John F. Nash y su teoría de juegos. Escojamos, de lo peor, la mejor de las opciones. Debemos recapturar el valor de las devoluciones mediante su rápida inspección y su incorporacióninmediata al stock, la correcta gestión con los proveedores y sus garantías y, en el peor de los casos, un proceso óptimo de reventa a terceros o liquidadores o decidir una destrucción ordenada de los productos.

5. Incorrecta elección de transportista:

¿Cuántas veces el jefe de almacén o el de compras no ha dicho “coge el transportista más barato que son todos iguales”? Pues no lo son, pero no se puede culpar a quien opina así. Las propias compañías de transporte se han hecho ellas mismas el harakiri en la guerra de precios que empezó en 2008 y de la que ahora quieren recuperarse. ¡Que Dios reparta suerte!Pero nosotros a lo nuestro: ¿cómo elegimos el transportista adecuado? Pues, con independencia del coste, comparto con todos una reflexión que tiene algunos años pero que está aún vigente sobre cuáles serían mis dudas antes de elegir un proveedor de transporte:

• ¿Modelo de uno solo o varios transportistas?
• ¿Mis clientes esperan el pedido de forma urgente?
• ¿Cuál es el valor de los productos que mando?
• ¿Realizo envíos a toda España o también de alcance internacional?
•  ¿Quépesos y medidas tiene elproducto?, ¿va cargado en pallets?, ¿son paquetes?, ¿hay un poco de todo?
• ¿Qué grado de seguimiento necesito sobre los envíos?
• ¿Cómo va a realizar mi cliente el seguimiento de sus pedidos?
• ¿Cómo voy a gestionar las devoluciones?, ¿qué porcentaje de devoluciones espero tener?
• ¿Cómo voy a alinear los costes del transporte con los ingresos por transporte?
• ¿Cuáles son los costes ocultos de la falta de calidad? Fallos, imagen, pérdidas, reposiciones, reenvíos, llamadas, reclamaciones, sobrestocks, mermas…

Es, en cualquier caso, prácticamente imposible tener una logística que no sea mejorable, tanto en costes como en servicio, pero no por ello es menos cierto que la base y la estructura de la estrategia de la cadena de valor condiciona el futuro diseño, junto con el modelo de negocio, de la cadena logística más adecuada.

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