10 claves para organizar reuniones eficaces

"España es uno de los países del mundo donde las reuniones de trabajo son más ineficaces. No podemos seguir escuchando, en las empresas que se precien de ser punteras, quejas como esta: “¡Menudo día de reuniones he tenido hoy; se me ha hecho agotador!”. Se suceden una tras otra, a menudo sin solución de continuidad y con resultados dispersos. Y casi todas terminan contaminadas por ese gran virus que es la dispersión de la conversación única en charlas colaterales, carentes de interés colectivo. Debemos huir del “contadme” del jefe convocante de la reunión como único orden del día, en busca de una mínima e imprescindible organización que logre los resultados ansiados.

La mejor estrategia consiste en hacerse las preguntas justas y necesarias. Las respuestas sirven para acotar los términos de la reunión y ganar en eficacia.

¿Para qué?

El primer e ineludible punto de una reunión de trabajo que persiga la eficacia debe ser establecer su objetivo: ¿para qué la convocamos? Hay que definir claramente el objetivo y subdividirlo en un orden del día. El orden redundará en un aumento de la productividad de la reunión porque acotará y centrará el debate, además de ajustar los tiempos y evitar la dispersión, el principal elemento que las corrompe.Hay un aspecto en el que merece la pena profundizar: las modernas técnicas de comunicación interna en las empresas, especialmente el correo electrónico, que deberían ejercer de vehículo para canalizar las ideas previas a la reunión. Si se trata de una típica reunión encuadrada en lo que hoy día se denomina en inglés brainstorming (tormenta de ideas), el trabajo previo se me antoja imprescindible y de una enorme validez. Todos los convocados deberían acudir a la reunión con sus papeles llenos de ideas, por supuesto sensatas y viables.

¿Cuándo?

La puntualidad, y el control de tiempos de las intervenciones, no es algo insustancial en el éxito de las reuniones de trabajo. Las reuniones deben empezar a la hora acordada y concluir —y esto es algo que nunca se cumple—a la hora prevista. Respetar los tiempos evitará, una vez más, la tan temida dispersión. ¿Qué ocurre si alguien se incorpora tarde a la reunión? Primero, tendrá que abrir la puerta de la sala donde nos encontremos y que habremos cerrado al comienzo, con lo que quedará en evidencia delante de los demás y, sobre todo, ante el jefe. En segundo lugar, no hay que repetir o resumir nada de lo tratado. Deberá enterarse luego por sus propios medios.

La hora de las reuniones

En este punto hay que establecer como norma habitual no perjudicar a los asistentes a la reunión por convocarlos a horas poco adecuadas. Convocar una reunión un lunes a primera hora o un viernes a última no es recomendable, en principio, porque los participantes estarán más pendientes del fin de semana que han pasado o el que está por venir. Existen horas, por otra parte, muy poco productivas, como por ejemplo inmediatamente después de comer (la capacidad de atención se resiente por la digestión) o cuando falta una hora para terminar la jornada del día o del último día de la semana (la capacidad de atención sufrirá la dispersión previa al fin de semana). En este último caso, la convocatoria parece más producto de la animadversión del jefe hacia sus colaboradores que de su verdadero interés por obtener buenos resultados de ella.

¿Cuántos y quiénes?

El número de asistentes es fundamental. Poco se puede hacer en una reunión de trabajo multitudinaria. La cifra ideal está entre tres-cuatro y siete-ocho personas como máximo. Y todas ellas deben estar bien aleccionadas y motivadas para seguir el orden de la reunión, no solo en beneficio de la empresa, sino también en el suyo propio: el tiempo de cada trabajador es carísimo y su productividad no depende única y exclusivamente de reunirse. Además, el control de la agenda profesional permite una gestión más eficaz del tiempo. Cada uno sabe perfectamente cuándo terminará para continuar con su agenda (una cita, otra reunión, una prueba, etc.).No solo es importante el número, sino también quiénes son los asistentes. Ser convocado a una reunión no puede entenderse como un premio o un reconocimiento. Deben asistir los empleados que realmente aporten algo en la reunión.

¿Quién lidera?

Otro factor igualmente determinante para facilitar el éxito de una reunión de trabajo es cómo se conduce. Corresponde al jefe de mayor rango dirigirla y repartir las intervenciones, de acuerdo con el orden del día previo y el reparto de tiempos establecido. Y aquí confluyen una necesaria capacidad de liderazgo y otras habilidades para conducir las reuniones y para lograr los objetivos perseguidos. Una de esas habilidades velará porque se cumpla el orden del día.Una herramienta que está disponible hoy día a través de software gratuito en Internet es el control de los costes de las reuniones de trabajo, atendiendo al establecimiento de una proporción entre el número de asistentes y su salario medio, por un lado, y al tiempo empleado por otro. El resultado será demoledor. Los jefes no lo resistirán y agilizarán al máximo las intervenciones en pro de la eficacia de la reunión.

10 claves para organizar reuniones eficaces

1. ¿Para qué hace falta una reunión? Es necesaria una justificación previa. Establecimiento del objetivo.
2. ¿La reunión se puede evitar sustituyéndola por encuentros individuales? Confirmación de la necesidad de convocar la reunión.
3. Elaboración del orden del día.
4. Distribución de la convocatoria junto con el orden del día vía email.
5. Petición a los convocados de preparación previa de sus intervenciones, si procede, vía email (con la convocatoria).
6. Recepción de los participantes en la reunión. El convocante, o en su defecto una persona delegada, deberá estar en la sala para recibir al resto. Puntualidad.
7. Comienzo de la reunión tras la introducción del convocante, que deberá justificarla.
8. Reparto de intervenciones, de acuerdo con los tiempos establecidos previamente por el coordinador de la reunión. Tiempo máximo de reunión recomendado: 50 minutos.
9. Colofón con la fase de las conclusiones para resumir lo esencial de lo tratado y acordado. Elaboración de un resumen.
10. Asociación de los puntos acordados con los responsables directos de su ejecución. Establecimiento de una nueva reunión para comprobar resultados si procede. Final de la reunión.

"