10 requisitos para iniciar una videorreunión con buen pie

«Si una reunión fracasa, no solo es dinero lo que se pierde; también genera frustración en sus participantes».

Las videollamadas, videoconferencias o videorreuniones no son algo nuevo, sino que ya se estaban utilizando desde hace un tiempo, aunque de modo limitado y restringido. Ahora, su uso se ha extendido y, en algunos ámbitos, es la única posibilidad de contacto entre colaboradores, clientes y proveedores.

En el manejo del vídeo, el audio y el micrófono ya había expertos, pero la gran mayoría estábamos en la categoría de principiantes. Pensábamos que eso era suficiente como complemento a nuestra actividad presencial. Hoy, por imperativos normativos o por razones de racionalización económica, está claro que no es así.

Me gustaría hablaros de las tecnologías, pero no soy ningún experto. Lo que sí intento es ser un usuario avanzado en la utilización del sentido común, algo que no siempre consigo. Por ello, te propongo una serie de pautas para iniciar con buen pie tus videorreuniones. Vamos a ello:

1. Si tu loft no ocupa toda una planta, adecúa el espacio que tienes para trabajar cómodo.

En la oficina es importante disponer de un espacio diáfano o, al menos, que así sea percibido por tu interlocutor. En casa, intenta que esté alejado de los ruidos domésticos y que su tamaño y diseño te hagan sentir cómodo y proyecten una imagen positiva de ti.

2. Aunque no estás en el plató de una televisión, dótate de la luz suficiente para dar una buena imagen.

Siempre que puedas, aprovecha la luz natural si dispones de ella. En caso contrario, coloca una luz artificial no demasiado intensa, pero que garantice que tu cara se vea de forma nítida y clara.

3. Si no estás en las Maldivas o en Nueva York, un fondo neutro o profesional te ayudará.

Si estás trabajando desde casa, procura que el fondo no esté lleno de estanterías abarrotadas de múltiples y variopintos objetos domésticos. Algo limpio, sencillo y sin estridencias favorecerá tu imagen. Si no puedes conseguir esto en tu domicilio, hay aplicaciones que te permiten seleccionar un fondo o background virtual. ¡Ah!, hay fondos de lugares playeros y paradisiacos. Yo te recomendaría algo menos exuberante. Si trabajas desde la oficina, sigue las mismas pautas, aunque aquí sí puedes añadir algo de imaginería de la empresa.

4. Dispones de un batín o chándal de marca, pero vístete de forma parecida a como lo hacías antes.

Estás trabajando; no lo olvides. Por tanto, debes vestir de calle o siguiendo el código de vestimenta de la organización. No obstante, en ocasiones se puede disfrutar de cierto relajamiento en el vestir (tal vez puedas prescindir de la corbata, etc.). ¡Ah!, el albornoz, el chándal y otras prendas domésticas similares no se recomiendan por muy de marca que sean.

5. Aunque tengas el programa más sofisticado de gestión de reuniones, prepáratela antes.

No olvides que es una reunión. Si presencialmente te permitías algún extravío, en el ámbito digital no debes olvidar, si eres el organizador, hacer llegar a todos los participantes los objetivos y los temas que se van a tratar en la reunión. Del mismo modo, no dudes en enviarles todos los documentos que les ayuden a preparar y optimizar su participación.

6. Si no dispones del último modelo de ordenador, optimiza el rendimiento del que tienes.

Si eres el moderador de la videorreunión, una vez elegida la herramienta para realizarla, cierra todas las aplicaciones, apps, etc., que tengas abiertas. Con ello conseguirás dos cosas: primero, optimizarás el rendimiento de tu ordenador cuando esté en marcha la videorreunión. Segundo, evitarás que los demás puedan ver las aplicaciones que tienes abiertas y los datos que puedan contener.

Has de valorar si dejas abierto tu correo electrónico. Eso sí, evita que los demás puedan ver los avisos de entrada de tus emails cuando compartas pantalla.

7. Si eres un poco desorganizado, evita tener demasiadas pestañas abiertas.

Recuerda: abre solo aquellas pestañas que contengan información que te ayude a trabajar con los distintos temas de la reunión. Tener muchas pestañas abiertas puede darle a tu interlocutor sensación de desorganización o bien hacer que vea algo que no ayude en nada a la buena marcha de la reunión.

8. Si tu conexión a Internet no es la mejor del mundo, optimiza la que tienes.

Si trabajas desde casa, comprueba la velocidad de Internet y verifica que el rúter funcione con normalidad. Si esto no fuese así y eres un manitas informático, haz una comprobación con herramientas que hay en Internet para tal efecto (Fast.com o abriendo Google y utilizando las palabras clave «test de velocidad Internet»). Si esto no te funciona, ponte en contacto con tu servicio técnico.

9. La tecnología es automática, pero no dudes en probar el vídeo y el audio antes de empezar.

La mayoría de los sistemas tiene una función de prueba o test. Recurre al menú de ajustes para ello. No obstante, no dudes en ponerte delante del ordenador para comprobarlo unos momentos antes de iniciar la videorreunión.

Una vez comprobado que todo funciona en tu ordenador, conéctate y, en los primeros momentos, antes de comenzar la reunión, comprueba que a todos los asistentes les funciona el audio y el vídeo. La mejor manera de hacerlo es saludar a todos y cada uno de ellos y pedirles que hagan lo mismo. Una vez comprobado esto, comienza la sesión.

10. Si quieres proyectar autenticidad y no artificio, sitúa la webcam a tu altura.

Sé que no estás acostumbrado a aparecer en pantalla, pero hay una serie de recomendaciones que siempre vienen bien: la primera es que sitúes la webcam de frente, a la altura de tus ojos; la segunda es que, cuando hables, procures mirar a la cámara y no a lo que lees en la pantalla; la tercera es que seas auténtico y no intentes imitar a ningún personaje mediático. Además de no conseguirlo, dejarías de ser tú mismo.

Todo lo anterior no te garantiza el éxito de la videorreunión, pero sí que no comiences con mal pie. Ya sabes: el que empieza mal acaba peor.

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