Entre el multitasking aparatoso y la delegación eficaz

«No les digas a los demás cómo hacer las cosas; diles qué deben hacer y déjalos hacerlo. Te sorprenderás de los resultados». George S. Patton

¡Uf! No llego a todo. El día a día «me come».

Actuar como una persona enfangada haciendo varias cosas a la vez es lo habitual hoy. Podemos decir que somos multitasking para que ello suene más modernete y nos dé cierta pátina de eficiencia exprés. Sin embargo, si reflexionamos, veremos que es posible hacer varias cosas a la vez y que lo hacemos cada día, aunque tal vez la pregunta clave no sea si las hacemos, sino si su ejecución es óptima.

La respuesta puede ser positiva o negativa. Y lo bueno es que ambas son ciertas si nos quedamos en la superficie, pero no lo son si profundizamos un poco. A saber:

• Hacer dos cosas a la vez con cierta eficiencia y elegancia es posible siempre que una de ellas implique la simple ejecución de una rutina. O sea, que no se precise pensar para ser ejecutada.
• Hacer dos cosas a la vez, si en ambas se precisa pensar para ejecutarlas, complica la eficiencia y la elegancia de sus resultados. Probablemente, perdamos ambas en el intento.

Algunos dicen que ellos sí que pueden hacerlas sin perder su elegancia y eficiencia. No se lo discutas. Tal vez pertenezcan a ese 2% de la población al que la naturaleza ha dotado de tal privilegio. Yo, como puedes imaginar, pertenezco al 98 % restante.

Si tú también estás dentro de este último porcentaje y deseas mandar en tu agenda y no hundirte en el fango de una rutina diaria descontrolada, te propongo un buen instrumento para hacerte con su dominio. No es el único medio para ello, pero sí he de decirte que, además de los beneficios directos sobre tu estrés y tiempo libre, también es una gran posibilidad de desarrollo para las personas que están a tu cargo.

Ese instrumento es la delegación. Y no, no es fácil delegar bien, aunque habrás oído por ahí que es cuestión de dejar que los demás hagan y punto. Luego, solo queda exigir responsabilidades. Como comprenderás, cuando digo «delegar» excluyo figuras como «pasarle un marrón» a un colaborador, «dejarlo abandonado a su suerte» y que se las apañe o «tirarlo a la piscina» y ver si sobrevive.

Quiero reflexionar contigo sobre una delegación eficiente y constructiva que libere tu agenda y posibilite el desarrollo de la persona en la que delegas.

Cómo delegar con éxito

¿Te interesa? Pues veamos qué aspectos debes considerar para delegar con éxito:

1. Has de seleccionar a la persona adecuada.

No se trata de elegir a la que está más próxima o disponible, sino que cabría también preguntarse si está capacitada para hacer lo que le encomiendas. A su vez, y aun estando capacitada, ¿sabes si está motivada para asumir dicha delegación? Convendrás conmigo en que esa persona ha de estar capacitada y motivada para asumir la delegación.

2. Debes proporcionarle unas pautas de desempeño y confiar en ella.

No esperes que lo haga igual que tú. Nadie lo hará como tú. Lo que es necesario es que lo haga bien, entendiendo esto como una forma de actuar que respete las normas de eficacia y eficiencia de la organización. A partir de ahí, confía en ella y deja que se desempeñe con la suficiente libertad para tener iniciativas que contribuyan a una buena ejecución.

3. Has de compartir tus conocimientos y advertirle de los obstáculos que pueda haber.

Todo aquello que conozcas sobre la situación delegada es importante que se lo transfieras. Seguro que te lo agradecerá. Además, no dudes en recordar esos puntos críticos de cualquier situación o proceso que pueden ser obstáculos para lograr el propósito de la delegación.

4. Tendrás que proporcionar los recursos y el tiempo necesario para abordar la situación.

Aquello tan habitual de «con menos recursos que antes y para ayer» queda bien como frase contundente y retadora, pero seamos serios: ni la persona que recibe la delegación la percibirá como tal ni puede conseguirse nada que sea medianamente presentable para ayer. Sobre la impresentabilidad del delegador no hace falta comentar nada.

5. No fiscalices, pero haz un seguimiento.

Delegar supone dar autonomía y, dentro de esta figura, te puedo asegurar que «notar el aliento de tu jefe en la nuca» no es uno de los requisitos. Delegar no implica la posibilidad de irse de vacaciones perpetuas, sino que obliga a realizar un seguimiento con periodicidad y a determinada distancia. Vamos, sin agobiar.

6. Deberás centrarte en los resultados y no en el proceso.

Como bien sabes, tú, al delegar, proporcionas unas directrices o guías dentro de las cuales se ha de producir la ejecución, pero no son instrucciones estrictas. Si fuese así, estarías mandando y ese no es el objetivo. Eso sí, valora los resultados que se están produciendo. Sobre el proceso, sé cauto: sugiere alguna alternativa, orienta sobre alguna vía de acción y aconseja, pero esto solo si te lo solicitan, en aquello que pueda añadir valor a la delegación.

Si no has tenido en cuenta estas circunstancias, no delegues. Si lo haces, la probabilidad de éxito quedará mermada. Como ves, delegar es aconsejable pero nunca fácil. No obstante, prepárate para ello si quieres liberar tu agenda, rebajar tu estrés y permitir que tus colaboradores crezcan.