Caso Implementación de un sistema de gestión empresarial (ERP) en una universidad peruana (fase de ejecución)

Continuando el proyecto

Luego de la satisfactoria fase de lanzamiento, los profesores Alberto Mora y Pedro Llanos, bajo la dirección del profesor Carlos Oré, líder del proyecto, empezaron la fase de implementación del proyecto Delphos.

Carlos Oré, quien es un experto en marketing 5.0 y estaba muy motivado para implementar el proyecto Delphos, se dio cuenta de que este presentaba cada vez más dificultades, debido a diversas complejidades propias del proyecto. Además, el proveedor le había asegurado que para los primeros seis meses, desde la implementación del proyecto, ya se verían algunos resultados. Sin embargo, transcurridos los seis meses, no se veía ninguno.

Al no contar con resultados y tomar conciencia de que el proyecto era más complejo de lo que el proveedor les había señalado, el profesor Oré decidió consultar a los profesores Mora y Llanos. Para mejorar el proyecto y avanzar con la implementación del sistema ERP1 de Seica, ambos le recomendaron realizar un ordenamiento de procesos. Por tal motivo, Carlos Oré contrató a una consultora especializada en certificaciones de calidad para que capacite en la norma ISO- 9001 a todo el personal de la universidad involucrado en el proyecto. La capacitación duró tres meses y los 50 participantes de las distintas áreas: admisión, coordinaciones académica y administrativa de pregrado y posgrado, contabilidad, tesorería y finanzas, tecnologías de información y sistemas, ventas, entre otros, se certificaron como auditores de calidad ISO-9001.

No obstante, Carlos Oré se dio cuenta de que pese a la capacitación en la norma ISO-9001, no había mejora y no se tenían los resultados que él esperaba. Además, al cabo de los tres primeros meses de la etapa de implementación, se percató de que el proyecto presentaba cada vez más demoras por razones que no dependían de la institución. A su vez, los consultores de la empresa Seica querían implementar el sistema ERP con los 24 módulos de trabajo (véase Anexo 2), los cuales se desempeñaban de forma diferente a los sistemas y procesos de la universidad.

Si bien el objetivo de Oré era capacitar al personal para que conozca la norma ISO-9001, con el objetivo de estandarizar los procesos de la universidad, esa estandarización de procesos no guardaba relación con los módulos del ERP, lo que desencadenó en confusiones y problemas entre el equipo del proyecto y los consultores.

Ante estos sucesos, Carlos Oré decidió dar un paso al costado y retirarse del proyecto. Mencionó que no podía continuar como director del proyecto por las complejidades que se presentaban y, sobre todo, porque a él lo comprometieron por un tiempo de seis meses y tenía que hacerse cargo de sus propios proyectos de investigación y consultoría, a los que había dejado de lado.

De este modo, Oré se reunió con los profesores Mora y Llanos para que lo ayudaran a conseguir un nuevo director para el proyecto.Entre todos acordaron informar sobre esta necesidad a las autoridades de la institución, por lo que convocaron a una reunión de suma urgencia.

En la reunión, junto con las autoridades de la universidad, inicialmente se consideró la idea de conseguir un nuevo gerente de proyecto, externo a la universidad y con gran experiencia, para que logre encaminar nuevamente el proyecto Delphos. Sin embargo, se descartó esta idea, porque las autoridades deseaban que el proyecto sea liderado por alguien interno a la institución, que conozca su esencia y su mística.

A continuación, se les encargó a los profesores Oré, Mora y Llanos, en un plazo máximo de dos días, realizar una búsqueda inmediata y exhaustiva en la universidad, a fin de encontrar a quien podría ser el director ideal para liderar el proyecto Delphos.