El hecho de gestionar nuestro tiempo es una habilidad que pocas personas son capaces de realizar de manera adecuada, óptima y eficaz. La correcta gestión del tiempo que transcurre en nuestro día a día depende de tomar decisiones atendiendo a las horas de las que disponemos y nuestro grado de concentración, para que así dichas decisiones sean más inteligentes.
Cuando estamos estresados o saturados, es muy difícil ser efectivos y decidir adecuadamente, el cerebro reduce su rendimiento en las áreas de pensamiento crítico y juicio. Es por ello por lo que debemos comprender cuando dejamos de ser productivos al 100% y que es momento de tomar un respiro.
Existen técnicas para lograr una adecuada gestión del tiempo, las mejores son las siguientes:
- Aprovechar y alienar la concentración y la energía.
- Eliminar o derrotar las distracciones que puedan interferir en nuestra productividad.
- Desarrollar estrategias y hábitos que fomenten la productividad.
- Superar la presión del tiempo aprendiendo a lidiar con él.
Nos sentimos satisfechos por la productividad del día cuando nuestra energía y la carga de trabajo están equilibradas, es decir, van acordes o a la par.
El concepto de la gestión del tiempo va muy de la mano de otro concepto denominado ritmos circadianos, los cuales son cambios físicos, mentales y conductuales que duran 24 horas. Dichos ritmos varían según el tipo de persona y sus hábitos de vida, son los que delimitan nuestras horas de mayor y menor productividad, por ello debemos conocerlas para aprovecharlas y establecer nuestras rutinas de trabajo en base a ellas.
Cuando tengamos bajadas o caídas de concentración, debemos asumir que es momento de relajarnos un rato y refrescar la mente. Podemos aprovechar estos momentos para hacer tareas o trabajos rutinarios, que no requieran excesivo esfuerzo o concentración. A su vez, es un buen intervalo de tiempo para dejar que las ideas que nos rondan la cabeza vayan tomando forma poco a poco o se generen soluciones a problemas actuales. Durante estos tiempos es importante no realizar tareas complejas ni tomar decisiones importantes, es más probable actuar de manera no ética o sesgada.
Nuestro cerebro recibe de manera constante enormes cantidades de estímulos externos que tratan de llamar y acaparar nuestra atención, lo cual dificulta enormemente mantenerse concentrado en algo por un tiempo prolongado.
En nuestros puestos de trabajo existen cuatro cosas que nos pueden distraer fácilmente: los dispositivos digitales, las interrupciones de nuestros compañeros, el sonido de la oficina o las preocupaciones/frustraciones.
Sabiendo cuáles son los factores que más rápido reducen nuestra concentración debemos tener planes de acción para evitarlos: no ser multitasking y quitar las notificaciones de nuestros dispositivos, hacer saber a tus compañeros que no es momento de ser interrumpido, quitar el sonido de teléfonos y trasladar conversaciones entre empleados a zonas públicas, o hacer deporte para eliminar nuestras preocupaciones.
También es posible que nos distraigamos con tareas o actividades que no son importantes, simplemente las tenemos en mente y consumen nuestra concentración y tiempo. Por esta razón, es preciso saber qué tareas requieren una ejecución inmediata, priorizarlas y determinar cuáles son prescindibles o innecesarias.
Nosotros mismos somos los dueños y responsables de nuestra productividad, por ello es necesario que creemos estrategias y rutinas sanas y favorables para nosotros. Muchas horas de trabajo sin descansos son perjudiciales para nuestro rendimiento, al igual que no tener claros nuestros objetivos ni nuestras prioridades.
Para lograr unos correctos hábitos de productividad debemos tener disciplina constante para así mantenernos concentrados en el propósito o la meta que nos hayamos fijado con anterioridad. Como tenemos un propósito que queremos alcanzar, será muy importante eliminar el multitasking de nuestro día a día, puesto que nos hace más lentos y más propensos a cometer errores.
Si son los propios empleados quienes gestionan su tiempo de trabajo, para así poder compaginarlo con su vida familiar y tiempo de ocio, la productividad de los trabajadores se incrementará enormemente. Se darán cuenta que tienen libertad para elegir sus horas de trabajo, en las que se sientan con más energía y más productivos, siempre que completen sus tareas y objetivos asignados.
Existen tres tipos de desperdicio de tiempo en trabajo donde se pierde productividad del trabajador: malos o ineficientes procesos, relaciones ineficaces o falta de comunicación, y tareas o actividades con poco valor que requieren mucho tiempo.
Para poder tener la seguridad de que gestionamos bien nuestro tiempo de trabajo sin supervisión de nuestros superiores, será imprescindible contar con hábitos de vida saludables (realizar ejercicio, comer bien, tomar descansos durante el trabajo, descansar correctamente) porque seremos más propensos a rendir al 100%. El desarrollo de hábitos sanos refleja el perfil de una persona que toma buenas decisiones y que se esfuerza en hacer las cosas bien.
Ser capaz de gestionar bien el tiempo en nuestro puesto de trabajo no solo nos permitirá mejorar la productividad, sino que nos hará ser más competitivos, aumentará nuestra capacidad de resolutiva y reflejará nuestra capacidad organizativa. Es cierto que a todos nos vendrían bien algunas horas más en el día, pero como son las que son y no lo podemos cambiar, la mejor estrategia a desarrollar es aprender a estructurarlo y dar todo nuestro potencial en cada tarea que estemos realizando: si trabajamos, solo trabajamos; si descansamos, solo descansamos; si tenemos una reunión, solo nos centramos en la reunión.