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La planificación y control inteligente

Por  •  16 octubre, 2013 • Archivado en Empresa - Marketing

La planificación estratégica es fundamental en todas las organizaciones, y uno de los pilares en los que se basa es la definición de los objetivos. Sin embargo, el planteamiento de estas metas conlleva una gran dificultad y siempre nos preguntamos ¿cuál es la mejor forma de hacerlo y cómo lo puedo medir?

Objetivos SMART

En los años 80, George T. Doran desarrolló la metodología SMART para el planteamiento de los objetivos. Este acrónimo ingles detalla las principales características que deberían tener los objetivos para su correcta definición y su posterior control.

planificación de  objetivos SMART

planificación_objetivos_SMART

 

Los objetivos deben ser lo más concretos posibles, dejando claro lo que se pretende, para evitar ambigüedades. ¿Qué?, ¿Porqué?, ¿Quién?, ¿Dónde?

 

 

Todo objetivo, ya sea cuantitativo o cualitativo, debe tener una medición, de forma que se puedan analizar las desviaciones. ¿Cuánto?, ¿Grado de cumplimiento?

 

 

Las metas deben ser lo más realistas posibles para que el equipo las puedan alcanzar, tomándolas como un reto que le motive y no las dé por imposibles desde el primer momento.  ¿Cómo podemos alcanzar la meta?

 

Es importante determinar la relevancia que tienen los diferentes objetivos en la organización para conseguir el mejor aprovechamiento de los recursos disponibles. Los objetivos estratégicos, tácticos y operativos deben estar alineados para evitar contradicciones e ineficacias. ¿Es el momento adecuado?, ¿Está alineado con los demás esfuerzos y necesidades?, ¿Merece la pena?

 

Todos los objetivos deben están acotados en el tiempo, con un deadline específico para que la organización pueda priorizar en función de la urgencia de cada uno. ¿Cuándo?, ¿Cuál es la planificación?

 

 

¿Cómo controlamos la consecución de los objetivos?

Una vez que se han definido los diferentes objetivos con las características “SMART”, se deben plantear los “KPI” (Key Performance Indicators) o indicadores claves de gestión que permitan tener un seguimiento y control de los procesos para la consecución de los objetivos marcados.

KPI_Key_Performance_Indicators

En las empresas hay muchas cosas que se pueden medir, pero, eso no significa que sean claves para el éxito de la estrategia. A la hora de seleccionar los KPI de cada objetivo, es importante elegir el indicador que lo refleje lo mejor posible. Es aconsejable no tener más de tres KPI por objetivo para disminuir la complejidad en el análisis y minimizar la obtención de datos que  no nos aportan valor.

Lo ideal es contestar una serie de preguntas antes de seleccionar los KPI para desechar y concretar los mejores indicadores.

  • ¿El indicador permite analizar la consecución del objetivo?
  • ¿La obtención de datos del KPI no incrementa los costes, es rápida y fiable?
  • ¿Es posible interpretar de forma única el indicador, sin llevar a confusión?
  • ¿El indicador puede influir en el corto, medio o largo plazo?
  • ¿Se puede formalizar el indicador para su posterior aceptación?
  • ¿El indicador está en el área de responsabilidad del coordinador?
  • ¿Es posible motivar al equipo y a los trabajadores por medio del indicador?

Gestión de los indicadores

  • La gestión y control de los indicadores elegidos debe ser continua en el tiempo.
  • Se le debe prestar la misma importancia a los indicadores blandos, que corresponden con la parte más intangible y son más difícil de medir, y los duros que son aquellos de los que disponemos datos cuantificables.
  • Los trabajadores deben conocer los objetivos generales para comprender como encajan sus indicadores en el contexto global de la organización, sintiendo que aportan su granito de arena al bien común.
  • Hay que mantener un flujo de comunicación bidireccional entre el responsable del indicador y su equipo para conocer los motivos de las desviaciones.
  • El análisis del indicador no debe limitarse al número o ratio que nos aporta, sino hay que analizarlo en clave de negocio, para determinar los factores claves de éxito que favorecen la consecución del objetivo, o por el contrario encontrar aquellos puntos de mejora.
  • Se deben realizar comparaciones entre lo planificado y lo realmente ejecutado. Así como tener en consideración el contexto interno y externo de la entidad en el momento del análisis.
Ejemplo de objetivo SMART y KPI
Objetivo:  El mercado español tiene como objetivo finalizar el año 2013 con un aumento de un 5% con respecto al 2012 en la facturación (nº unidades) de la gama básica.
Titulo KPI:  Variación porcentual del nº de unidades de la gama básica (12 vs 13)
Métrica KPI: (facturación 2013 - facturación 2012) / facturación 2012

Como conclusión, es importante recordar que los KPI no son un fin, sino la herramienta que permite la consecución de los objetivos, mediante la implicación de toda la organización.

Y tú, ¿sabrías medir los objetivos de tu empresa?

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